360 Documents è un sistema svizzero di gestione documentale e di archiviazione elettronica dei documenti per aziende e pubbliche amministrazioni con elevati obblighi di trasparenza

"360 Documents protegge i vostri documenti più importanti e li fa rivivere"

Rispettare gli obblighi di conservazione svizzeri.

I vostri documenti contabili e le transazioni rilevanti ai fini della LRD sono attualmente conservati in modo legale (CO, LIVA, ORD-FINMA, FMH) ed archiviati in accordo con l'Olc?

Ridurre la dipendenza da fornitori esterni.

Riprendete il controllo dei vostri dati, recuperando e gestendo centralmente documenti sparsi da fornitori terzi, come provider IT, fiduciari o studi contabili.

Un unico repertorio - un'unica fonte di verità.

Consente a tutti gli stakeholder di accedere facilmente alle stesse risorse informative ed elimina le versioni duplicate, contraddittorie o errate dei documenti.

Trasformare i dati non strutturati in preziose osservazioni.

Utilizzate l'OCR per inserire dati grezzi in una logica aziendale. Riassumete lunghi PDF e ottenete risposte alle vostre domande esclusivamente con le conoscenze dell'azienda (e non con quelle di Internet).

Portare la conoscenza aziendale accumulata alle vostre persone.

Rendete più facile per i vostri collaboratori trovare e lavorare con i contenuti aziendali. Coinvolgete il vostro archivio quotidianamente e riducete il rischio di sanzioni per la perdita di documenti importanti dopo anni.

Pay as you go (PAYG) con il stoccaggio dinamico.

Ottimizzate i costi di archiviazione nel cloud con il tiering intelligente quando i modelli di accesso cambiano, spostando automaticamente i PDF usati raramente nella classe di archiviazione più economica.

Cosa offre 360 Documents?

360 Documents è un sistema svizzero di gestione documentale (DMS) ad alta disponibilità e una soluzione di archiviazione in Svizzera con ampie funzionalità di conservazione et di ciclo di vita dei documenti per organizzazioni con elevati requisiti di rendicontabilità.

360 Documents conforme alla norma ISO 15489 ("Records Management") e all'Ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio ("Olc"): tutte le interazioni con i documenti vengono registrate. Un motivo per utilizzare 360 Documents è quindi l'aumento del valore probatorio dei atti grazie al modo in cui sono stati gestiti in modo dimostrabile.

La facilità d'uso è molto importante: 360 Documents consente alle aziende e alle autorità pubbliche svizzere di estrarre e indicizzare un'ampia gamma di metadati durante l'acquisizione di documenti - anche utilizzando le proprie caratteristiche istituzionali - e di applicare piani di conservazione dettagliati, a seconda della classificazione del caso aziendale che il documento rappresenta.

In 360 Documents sono già preconfigurati i periodi di conservazione per i documenti più importanti da archiviare in Svizzera:

• Documenti contabili - 10 anni
• Chiarificazioni LRD - 10 anni
• Transazioni LRD - 10 anni
• Cartelle cliniche - 20 anni
• Fascicoli del personale - 5 anni
• Fascicoli universitari - 20 anni

Il software multilingue nel cloud svizzero offre ai suoi utenti una serie di meccanismi di ricerca avanzati, dalla ricerca letterale a quella per sinonimi, fino alla richiesta mirata di LLM.

Quali funzioni deve avere un moderno software di gestione dei documenti?

Con un archivio digitale nel cloud, un'azienda svizzera può archiviare elettronicamente i suoi documenti importanti senza dover conservare gli originali. Un sistema di gestione documentale (DMS) moderno e conforme alla legge è in realtà il prerequisito per qualsiasi progetto di digitalizzazione in Svizzera.

Tuttavia, poiché nelle aziende svizzere di oggi la maggior parte dei collaboratori ha a che fare con i documenti, un buon document management system deve soddisfare le aspettative di tutti i gruppi di interesse:

1. Per la direzione, è importante mantenere una visione d'insieme dei documenti archiviati e distribuire i diritti di accesso in modo semplice attraverso un sistema di autorizzazione intuitivo
2. Per il dipartimento legale, è importante il rispetto degli obblighi di conservazione legale dei PDF e la loro validità come prove in eventuali procedimenti giudiziari
3. Per i dipartimenti di contabilità e controlling, è importante poter collegare logicamente i documenti dell'archivio con qualsiasi software di contabilità
4. Per il revisore esterno, è importante che i documenti possano essere controllati direttamente nel sistema di origine e che non sia necessario creare prima una data room speciale
5. Per i colleghi dell'attività giornaliera, invece, è importante poter integrare immediatamente i documenti archiviati nei processi aziendali operativi e accedervi in pochi millisecondi
6. Per il dipartimento IT è fondamentale poter inoltrare i dati a sistemi periferici tramite API, garantire la protezione dei documenti contro i cyberattacchi e migrare facilmente verso un altro data center, se necessario

Vantaggi dell'archiviazione elettronica dei documenti

• Rispettare la legge svizzera, in particolare gli obblighi di conservazione delle fatture e dei documenti contabili (qui)
• Digitalizzare la contabilità, il controlling e la revisione dei conti in un solo colpo: la conservazione elettronica dei libri di commercio (qui) rende tutti i documenti da archiviare a portata di mano nel quotidiano e il temuto controllo dell'IVA (qui) potrà svolgersi ormai in modo digitale
• Si beneficia di tempi di accesso più rapidi (millisecondi) rispetto agli archivi su nastri magnetici e altri supporti di archiviazione locali e si risparmiano al personale i relativi costi di amministrazione IT
• Sfruttare i cosiddetti "dark data": si tratta di dati nascosti (qui) che una azienda elabora nell'ambito delle sue normali attività, ma che non è in grado di vedere o riconoscere
• Fare leva sui dati in tutta l'azienda: coinvolgere i clienti, migliorare i processi aziendali e incoraggiare la collaborazione riducendo il numero di silos informativi
• Definire e monitorare con precisione i controlli di accesso a singoli documenti, data room o interi mercati e concedere autorizzazione a stakeholder esterni come contabili, revisori, organi di vigilanza, autorità di sorveglianza, azionisti o investitori
• Si può utilizzare l'elaborazione intelligente dei documenti (qui) per trasformare i dati grezzi in analisi aziendali e lasciarsi sorprendere da correlazioni inaspettate

Panoramica degli obblighi di conservazione previsti dalla legge in Svizzera

1. DOCUMENTI CONTABILI

Ogni azienda con sede in Svizzera o con partita IVA svizzera deve conservare per 10 anni e in modo inalterabile i seguenti documenti giustificativi in un archivio conforme al Codice delle Obbligazioni (qui) e al'Olc (qui):

1. Tutti i documenti contabili, i libri di commercio, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione (art. 958f cpv. 1 CO)
2. Il libro delle azioni e l'elenco degli aventi economicamente diritto (SA), il libro delle quote sociali (sagl), l'elenco dei soci (società cooperativa) e tutti i documenti giustificativi su cui si basa un'iscrizione in essi (art. 686 cpv. 5 CO)
3. Tutti i documenti aziendali destinati a essere considerati probanti in un procedimento giudiziario o a influenzarlo (art. 8 CC)

Secondo l'art. 957a cpv. 3 CO, sono considerati documenti contabili "i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile".

In Svizzera, i seguenti documenti contabili sono tipicamente soggetti all'obbligo di archiviazione:

• Contratti
• Fatture
• Documenti di trasporto, documentazione di spedizione, bolle di consegna
• Contabilità paghe (pagamenti di salari, assicurazioni sociali, accordi pensionistici)
• Corrispondenza commerciale (se rilevante per la contabilità)

A partire dal 1 gennaio 2013, l'obbligo generale di conservazione della corrispondenza aziendale è stato abolito.

Non è necessario archiviare i pubblici documenti e le iscrizioni in registri pubblici, come gli estratti del registro di commercio e le scritture catastali (art. 9 CC).

2. CHIARIFICAZIONI LRD

Per gli intermediari finanziari svizzeri sottoposti all'Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA) devono essere archiviati i seguenti documenti ai sensi dell'art. 74 cpv. 1 ORD-FINMA (qui):

1. Una copia dei documenti che sono serviti per l’identificazione della controparte
2. La dichiarazione scritta della controparte relativa all'identità del detentore del controllo o dell’avente economicamente diritto dei valori patrimoniali
3. Una nota scritta relativa ai risultati dell’applicazione dei criteri per il riconoscimento di relazioni d’affari che comportano rischi superiori
4. Una nota scritta o i documenti relativi ai risultati dei chiarimenti complementari riguardanti le relazioni d’affari o le transazioni che presentano rischi superiori
5. I documenti relativi alle transazioni effettuate
6. Una copia delle comunicazioni al Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS)
7. Un elenco delle sue relazioni d’affari sottoposte alla Legge sul riciclaggio di denaro

Mentre le società svizzere ordinarie possono teoricamente conservare i documenti contabili (ad eccezione del registro delle azioni) di cui sopra esclusivamente in data center esteri, gli istituti finanziari regolamentati dalla FINMA devono archiviare i suddetti documenti anche "in Svizzera, in un luogo sicuro e accessibile in ogni momento" (art. 74 cpv. 3 ORD-FINMA). Si noti inoltre che "se il server utilizzato non è situato in Svizzera, l’intermediario finanziario dispone in Svizzera di una copia aggiornata, in forma cartacea o elettronica, dei documenti pertinenti" (art. 74 cpv. 4 ORD-FINMA).

3. CARTELLE CLINICHE

L’associazione professionale dei medici svizzeri FMH (qui) stabilisce nel suo Codice deontologico, vincolante per tutti i membri, all'art. 12, intitolato Obbligo di registrare e conservare (qui), che "il medico, nell'esercizio della sua professione, ha l’obbligo di prendere note sufficienti sulle costatazioni fatte e le misure adottate. La documentazione deve essere conservata almeno per 20 anni a decorrere dall’ultima iscrizione".

Inoltre, il rapporto tra medico e paziente è soggetto alle disposizioni del semplice mandato secondo la guida della FMH: Basi legali per l’attività quotidiana del medico (qui): "In qualità di mandatario, il medico è obbligato a rendere conto al paziente in ogni momento (art. 400 cpv. 1 CO). Deve tenere una corretta anamnesi. L'obbligo di tenere registri o documentazione deriva anche dal codice deontologico della FMH e dalle leggi sanitarie cantonali".

In Svizzera, il campo di applicazione dell'obbligo di documentazione medica in una cartella clinica (CC) comprende in particolare:

• Documentazione dei dati e dei fatti medici essenziali per il trattamento medico (DTF 141 III 363)
• Preparazione di rapporti medici per garantire un trattamento adeguato, in particolare in caso di assistenza da parte di più professionisti o di cambio di medico
• Documentazione per la salvaguardia delle prove in caso di rivendicazioni di errori di trattamento da parte dei pazienti
• Documenti rilevanti per il trattamento: Diagnosi, radiografie, risultati di laboratorio, risultati di imaging, prescrizione (elettronica), piano di medicazione elettronico, eMediplan (qui), relazione infermieristica, relazione sull'operazione, video dell'operazione, relazione di dimissione dall'ospedale, ecc.
• Corrispondenza con altri fornitori di servizi medici
• Prova delle spiegazioni fornite al paziente e del consenso informato del paziente con la data e il contenuto della consultazione (obbligo di informazione ai sensi dell'art. 10 del Codice deontologico della FMH, DTF 133 III 121)

La conservazione elettronica delle cartelle cliniche è consentita se è possibile rintracciare in qualsiasi momento chi ha effettuato le registrazioni e quando, e se non è consentito l'accesso a persone non autorizzate. Per persone non autorizzate si intendono tutte le persone non coinvolte nel trattamento, come gli assistenti di studio medico, il personale d'ufficio, ecc.

È necessario effettuare copie di backup delle cartelle cliniche in modo continuativo o almeno regolare e conservarle in un luogo diverso e protetto da accessi non autorizzati (i cosiddetti backup offsite). La FMH raccomanda in generale di verificare se i dati e tutte le persone che vi accedono si trovano in Svizzera.

È accertato che che annotazioni errate o mancanti nell'anamnesi hanno un impatto negativo sui procedimenti legali e rendono la testimonianza dei pazienti più semplice.

FASCICOLI DEL PERSONALE

I fascicoli dei dipendenti, delle risorse umane o del personale sono una raccolta di tutti i documenti relativi a un dipendente, dalla data di assunzione alla data di uscita.

In Svizzera, i dossier del personale contengono generalmente la data di inizio del contratto di lavoro, la descrizione delle mansioni, la durata della settimana lavorativa e la retribuzione. Tuttavia, i datori di lavoro svizzeri possono trattare i dati personali dei dipendenti solo se (i) riguardano le qualifiche del dipendente o (ii) sono necessari per l'adempimento del contratto di lavoro (art. 328b CO).

I periodi di conservazione dei file del personale in Svizzera sono elencati di seguito:

• 10 anni: documenti relativi alla contabilità, come il contratto di lavoro, le buste paga, ecc.
• 10 anni: documenti relativi alle referenze lavorative
• 5 anni: documenti relativi alle rivendicazioni salariali
• 3 mesi: documenti relativi a domande respinte

FASCICOLI UNIVERSITARI

Le università svizzere sono regolate da leggi cantonali e quindi si applicano le leggi cantonali sulla conservazione dei documenti. Di seguito riportiamo i requisiti di conservazione dei documenti dell'Università di Berna (qui):

• Le facoltà devono conservare tutti i documenti utilizzati per la valutazione degli esami per almeno 18 mesi dalla data dell'esame.
• Le facoltà devono archiviare le tesi di laurea, come le tesi di laurea triennale, le tesi di laurea magistrale e gli altri documenti di diploma per almeno 10 anni.
• I diplomi e i supplementi di diploma devono essere conservati per almeno 20 anni dalla data legalmente vincolante di completamento del programma di laurea o di master. Dopodiché vengono archiviati negli archivi universitari o statali.

Cos'è la cartella informatizzata del paziente CIP?

La cartella informatizzata del paziente (CIP) è una piattaforma svizzera di condivisione di dati e documenti relativi alla salute fisica, a cui gli interessati possono concedere l'accesso ai propri medici (qui). In pratica, la CIP non è altro che un archivio in cloud, accessibile da qualsiasi luogo e sul quale medici e pazienti possono caricare contenuti. Tuttavia, la CIP non esonera i medici dall'obbligo di compilare autonomamente l'anamnesi.

La cartella informatizzata del paziente è ideale per conservare le disposizioni del paziente (qui) e averle a portata di mano in situazioni di emergenza medica senza dover utilizzare la tessera di assicurato (art. 370-373 ZGB).

L'ordinanza svizzera sulla cartella informatizzata del paziente (qui) stabilisce i seguenti obblighi di conservazione per la CIP:

• I dati registrati dai professionisti della salute nella cartella informatizzata devono essere distrutti dopo 20 anni (art. 10 cpv. 1 OCIP)
• I supporti di memoria dei dati devono trovarsi in Svizzera e sottostare al diritto svizzero
• Registrazione degli accessi: Tutti gli accessi devono essere loggati e i dati contenuti nel registro degli accessi devono essere accessibili per 10 anni senza poter essere cancellati

Qual è la durata di conservazione legale in Svizzera?

In Svizzera, i documenti da archiviare devono essere conservati per 10 anni in un formato verificabile (art. 958f CO, cpv. 1). Una volta scaduto il periodo di archiviazione legale di dieci anni, le società svizzere - comprese le banche - possono in generale rimuovere definitivamente i documenti in questione e si prescrivono tutte le azioni (art. 127 CO).

Nel 2017, l'Ombudsman delle banche svizzere ha trattato un interessante caso sui tempi di conservazione e consegna dei documenti bancari (qui).

Quanto tempo si deve conservare la cartella clinica dei pazienti in Svizzera?

Dal 2023, in molti cantoni svizzeri il periodo minimo di conservazione delle cartelle cliniche (cartelle di trattamento e anamnesi) è di 20 anni. Il motivo è la nuova legge svizzera sulla responsabilità civile, che ora prevede un periodo di prescrizione civile di 20 anni per le richieste di risarcimento derivanti da negligenza medica:

"L’azione di risarcimento o di riparazione per morte di un uomo o lesione corporale derivanti da colpa contrattuale si prescrive in tre anni dal giorno in cui il danneggiato ha avuto conoscenza del danno, ma in ogni caso in 20 anni dal giorno in cui il fatto dannoso è stato commesso o è cessato" (art. 128a CO modificato).

In pratica, ciò significa che il medico si assume ora il rischio di provare per 20 anni che non è stata commessa alcuna lesione fisica illecita. Se l'anamnesi non è più disponibile o è incompleta, non c'è possibilità di esonero o di difesa in caso di azioni di responsabilità.

Allo stesso tempo, però, una gestione della cartella clinica che rispetti la protezione dei dati (qui) richiede anche che i documenti non più utili come prova vengano regolarmente cancellati.

Trigger per il periodo di conservazione ("trigger di archiviazione")

In Svizzera, il periodo di archiviazione obbligatoria decorre tipicamente al termine di un periodo di osservazione (ad esempio, l'anno fiscale) o dell'ultimo negozio giuridico (ad esempio, dopo la liquidazione di una società, la risoluzione di un contratto di mandato, la fine del contratto di trattamento medico, la fine di un intervento).

Secondo il tipo di documento, l'avvio dell'archiviazione viene attivato da uno dei seguenti eventi:

• Documenti contabili, libri di commercio, relazione sulla gestione e relazione di revisione: il termine di conservazione decorre dalla fine dell’anno contabile (art. 958f cpv. 1 CO)
• I documenti giustificativi su cui si fonda l'iscrizione nel libro delle azioni risp. nel elenco degli aventi economicamente diritto (SA), nel libro delle quote sociali (sagl) o nel elenco dei soci (società cooperativa): il periodo di conservazione inizia a contare dalla cancellazione del proprietario o l'usufruttuario (SA) o dei soci in questione (art. 686 cpv. 5 CO, art. 697l cpv. 3 CO, art. 790 cpv. 1 CO, art. 837 cpv. 2 CO)
• I libri e le carte della società disciolta: il periodo di conservazione inizia a contare a contare dalla cancellazione della ditta nel registro di commercio (art. 590 cpv. 1 CO)
• Libro delle azioni, libri della società, elenco degli aventi diritto economico nonché i documenti giustificativi: il periodo di conservazione inizia a contare a contare dalla cancellazione della società (art. 747 cpv. 1 CO)
• Chiarificazioni LRD: il termine di conservazione decorre a contare dalla cessazione della relazione d’affari o dalla conclusione della transazione (art. 7 cpv. 3 LRD)
• Cartelle cliniche: l'obbligo di conservazione inizia con l'ultima registrazione (ad es. art. 26 cpv. 2 della Legge sanitaria del Cantone di Berna)
• Fascicoli universitari: l'obbligazione di archiviazione comincia a correre alla data del esame o alla data di completamento del programma universitario

Dove e come devono essere conservati i documenti da archiviare per essere considerati autentici in tribunale?

Secondo il Codice delle obbligazioni svizzero, i documenti giustificativi devono essere conservati "su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento" (art. 958f cpv. 3 CO).

L'Ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio o Olc (qui) è la disposizione attuativa del CO, che specifica i principi in base ai quali i documenti devono essere archiviati in Svizzera:

• Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione): "I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile" (art. 3 Olc).
• Documentazione: "A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili. Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni" (art. 4 Olc)
• Disponibilità: "I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione" (art. 6 Olc).
• Archivio: "Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati" (art. 8 Olc)

Qual è la funzione di PDF/A?

PDF/A sta per Portable Document Format (la A sta per archiviabile). A differenza del Tag Image File Format (TIFF), anch'esso adatto all'archiviazione, il PDF/A gode di un elevato livello di accettazione in tutti i settori. È praticamente il formato di file prescritto per la conservazione a lungo termine, sia in Europa che negli Stati Uniti. Ad esempio, la Corte Suprema degli Stati Uniti richiede che i documenti presentati elettronicamente siano in standard PDF/A.

La norma ISO 19005 (gestione dei documenti) precisa: "PDF/A [...] fornisce un meccanismo per rappresentare i documenti elettronici in modo da preservarne l'aspetto nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o visualizzare i file" (qui).

In sostanza, il formato PDF/A si caratterizza per il fatto di vietare le funzioni non adatte all'archiviazione permanente (ad esempio, contenuti audio e video, file inseriti, protezione con password, crittografia, riferimenti a contenuti esterni, ecc.) In definitiva, i file di un archivio documentale svizzero futuribile devono essere autosufficienti e contenere tutte le caratteristiche fondamentali, come il contenuto, il font e il colore.

Archiviazione delle e-mail

In alcuni casi è necessario archiviare le e-mail al di fuori di MS Exchange, ad esempio per conservare i messaggi di ex dipendenti, per raggruppare la corrispondenza su un argomento specifico o per conservare le prove nell'ambito di un "legal hold" o "litigation hold". In questo modo si evita che i dati vengano cancellati, manipolati o modificati successivamente e che non siano disponibili nella forma desiderata in caso di contenzioso.

Tuttavia, un software affidabile per l'archiviazione delle e-mail non è fondamentale solo per gli avvocati. Consente alle autorità pubbliche di soddisfare correttamente le richieste in conformità al principio di trasparenza (qui).

Archiviazione di siti web e post sui social media

Nel 2017, la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) statunitense ha pubblicato una circolare (qui) che impone a tutte le aziende che si occupano di comunicazioni digitali di conservare i documenti. Ciò include i dati dei siti web, i post sui social media e altri messaggi.

360 Documents: Formati di file supportati

• 360 Documents supporta oltre 100 tipi di file, tra cui i formati più noti di MS Office e Apple. Formati di file Word e di trattamento testi (.602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, . hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri). Formati Excel e fogli di calcolo (.122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx). Formati PowerPoint e di presentazione (.c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi). Immagini e formati grafici (.bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg)
• 360 Documents raggruppa automaticamente oltre 2'000 estensioni di file in 18 categorie facili da ricordare: PDF, File immagine, File di testo, Excel e fogli di calcolo, Presentazioni, Elementi di Outlook, File video, File audio, CAD, ECAD, Bioinformatica, Immagini mediche, Segnali medici, Geodati, Codici di programma, Database, Siti web, Sicurezza.

360 Documenti: Integrazioni

Le integrazioni software aiutano le organizzazioni a collegare 360 Documents ad altre applicazioni:

• Connessione a MS Outlook (qui) per archiviare e-mail e allegati direttamente dalla casella di posta preferita
• Connessione a 360 Multibanking (qui) per pagare le fatture con 360 Documents e visualizzare i saldi dei conti di oltre 50 banche svizzere tramite un unico login e dashboard
• Connessione a 360 Signatures (qui) per firmare elettronicamente con tutti i tipi di firma digitale secondo FiEle e eIDAS
• Connessione a 360 Scanning (qui) per digitalizzare ampi archivi cartacei

360 Documents: Costi della licenza

Il modello di prezzo di 360 Documents dipende dal numero di utenti e dallo spazio di archiviazione desiderato.

PMI

• Fino a 10 postazioni di lavoro e un totale di 300 GB: CHF 300 al mese
• Fino a 20 postazioni di lavoro e un totale di 600 GB: CHF 600 al mese
• Fino a 30 postazioni di lavoro e un totale di 1 TB: CHF 1'200 al mese

AZIENDE E AUTORITÀ PUBBLICHE

• Oltre 30 postazioni di lavoro: CHF 700 all'anno per utente
• Oltre 1'000 postazioni di lavoro: CHF 600 all'anno per utente
• Oltre 10'000 postazioni di lavoro: CHF 500 all'anno per utente
• Oltre 25'000 postazioni di lavoro: CHF 400 all'anno per utente

360 Documents è gestito, mantenuto e ulteriormente sviluppato da 360core SA e reso disponibile via Internet come parte di una licenza SaaS.

Avvio rapido

Ingestione dati: Upload, Outlook, scansione

Tecnologia OCR: Riconoscimento del testo

Indicizzazione lungo le vostre strutture di cartelle

Ricerca full-text con evidenziazione dei risultati

Logica aziendale

• Cattura di documenti e metadati: Upload, drag & drop da Outlook, scansione di massa o richiesta API
• Supporto per più di 100 tipi di file: Lavorare con tutti i più comuni formati di file
• Condividere i file: All'interno e all'esterno, proteggere con password e impostare un periodo di validità per i link
• Cattura degli allegati di e-mail: Importare allegati come record correlati o come un record collettivo
• Importare file da sistemi esterni: Singolarmente o in batch
• Data di origine: Per le migrazioni, impostare un trigger di conservazione precedente alla data di creazione del record in 360 Documenti
• Integrare documenti in processi: Commentare, creare note “da fare”, convalidare i metadati, firmare elettronicamente i contratti secondo la FiEle svizzera o l'eIDAS europea
• Duplicazione dei documenti: Per l'utilizzo in diversi contesti aziendali (ad esempio, nei reparti di contabilità e risorse umane)
• Gestione del ciclo di vita dei record: Statistiche sulla creazione, l'utilizzo e lo smantellamento
• Archiviazione di siti web
  

Usabilità

• Documentazione intuitiva in-app (oltre 50 pagine), comprese le basi e la terminologia di una corretta gestione dei documenti
• Ricerca full-text a livello aziendale: Filtri di ricerca intelligenti, parole chiave e sinonimi in IT, EN, DE, FR
• Riconoscimento di testo (OCR) ed estrazione di dati aziendali: Stack di computer vision leader del settore con punteggi di confidenza elevati
• Estrazione di dati su vasta scala: Riconoscimento automatico e acquisizione di metadati esistenti 
• Riconoscimento automatico di documenti: Oltre 30 tipi di documenti (fatture, passaporti, formulari, biglietti)
• Business intelligence: Traduzione, sintesi e interrogazione dei PDF tramite tutti gli LLM più comuni
• Servizio di template di metadati: Creare e mantenere modelli propri
• Servizio di metadati personalizzati: Creare metadati contestuali
• Convalidare i propri metadati tramite schemi: Booleano, Enum, numeri, stringa di testo, URL, telefono, data
• Servizio di classificazione commerciale: Associare documenti e cartelle al loro contesto aziendale (contabilità, risorse umane, vendite)
• Creare e mantenere dei classificazioni commerciali
  

Conformità

• Conformità agli standard globali: DoD 5015.2-STD, MoReq2010, ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020
• Conformità agli standard svizzeri: CO, Olc, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (i piani svizzeri di archiviazione sono preinstallati)
• Servizio di piani di conservazione: Definire dei piani di conservazione per record, modificare e sostituire piani esistenti per soddisfare nuove esigenze legali o aziendali
• Conservazione di metadati residui dopo la destruzione: Scelta libera in base ai requisiti applicabili
• Conformità al GDPR: Garantire con un Certificato di distruzione che la distruzione di un documento sia completa
• Servizio di blocco legale: Sospendere il ciclo di smaltimento durante processi, audit o investigazioni pubbliche
• Servizio di smantellamento: Statistiche sullo stato di smaltimento dei documenti
• Revisione prima dello smaltimento: Segnalare i documenti come idonei allo smaltimento
• Trasferimento: Trasferire i documenti di valore continuo a un archivio
• Trigger di conservazione: data di creazione, data di origine, data di apertura o chiusura di una cartella, l’ultima aggiunta di documenti, trigger personalizzati

Sicurezza



• Servizio utenti: Regole di accesso a livello del record, della cartella, della classificazione commerciale e del tipo di documento, per garantire che solo i collaboratori autorizzati possano accedere ai documenti
• Tracciabilità degli utenti storici: Tracciatura completa delle azioni di tutti gli ex utenti di 360 Documents
• Servizio ruoli: Assegnare ruoli agli utenti, scegliendo tra più di 200 azioni
• Diario di sicurezza: Registrare tutte le interazioni con 360 Documents
• Object lock: Proteggere i record da qualsiasi alterazione a livello di rete
• Generazione di checksum per verificare l'integrità dei documenti e rilevare eventuali duplicati
• Autenticazione degli utenti tramite 2FA prima di concedere l'accesso
• Controlli antivirus durante il caricamento dei file
• Acquisizione e archiviazione persistente dei metadati che documentano l'uso di firme digitali
• Centri dati svizzeri conformi alla norma ISO 27001 e ai requisiti FINMA
• Backup 3-2-1: copie di sicurezza su nastri magnetici

Bibliografia

360core componente aggiuntivo per l'archiviazione su Microsoft AppSource (qui)

Jawad Akhtar (2021) Document Management with SAP S/4HANA (qui)

Archivio federale svizzero - AFS (2020) Formati adatti all’archiviazione (qui)

Archivio federale svizzero - AFS (2025) Un quadro delle leggi, ordinanze e istruzioni che disciplinano le attività dell’Archivio federale (qui)

BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (qui)

Daniel Burgwinkel (2023) Ausblick auf die Trends in 2024 in der cloudbasierten Archivierung (qui)

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Reto Zbinden (2023) Rechtliche Anforderungen an die Archivierung (qui)

Thesauri

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2. Tedesco

Duden (2019) Das Synonymwörterbuch. 7., neu bearbeitete und erweiterte Auflage (qui)

3. Francese

Emile Genouvrier, Claude Désirat, Tristan Hordé (2020) Dictionnaire Larousse des synonymes (qui)

Le Robert (2022) Dictionnaire des synonymes, nuances et contraires (qui)

4. Italiano

Garzanti (2009) Dizionario dei sinonimi e contrari (qui)

Michele Giocondi (2016) Grande dizionario Hoepli sinonimi e contrari della lingua italiana (qui)

Maurizio Trifone (2013) Il Devoto-Oli dei sinonimi e contrari. Con analoghi, generici, inversi e gradazioni semantiche (qui)

Corsi di cambio

Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini UDSC (2024) Corso del giorno (qui)