360 Documents ist eine Schweizer Software zur elektronischen Aktenführung und revisionssicheren Archivierung für Firmen und Behörden mit erhöhten Rechenschaftspflichten

"360 Documents schützt Ihre wichtigsten Dokumente - und erfüllt sie mit Leben"

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen.

Sind Ihre Buchungsbelege, GwG Abklärungen, Patientendossiers gesetzeskonform archiviert (OR, MWSTG, GwV-FINMA, FMH) und revisionssicher abgelegt (GeBüV)?

Abhängigkeiten von externen Anbietern reduzieren.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Daten zurück, indem Sie bei Drittanbietern und älteren IT-Providern verstreute Daten in-sourcen und zentral verwalten.

Ein einziger Speicherort bedeutet eine einzige Quelle der Wahrheit.

Geben Sie allen Interessengruppen Zugang zu denselben Dokumenten oder Patientenakten und vermeiden Sie widersprüchliche, doppelte oder falsche Versionen.

Unstrukturierte Daten in wertvolle Erkenntnisse verwandeln.

Nutzen Sie OCR, um dunkle Daten in Ihre Geschäftslogik einzubinden. Lassen sie PDFs zusammenfassen und Fragen einzig mit Firmenwissen beantworten (und nicht mit dem Wissen des Internets).

Organisationsswissen konsequent an Mitarbeiter weitergeben.

Erleichtern Sie Ihren Teams das Auffinden und Arbeiten mit PDFs. Ziehen Sie täglichen Nutzen aus Ihrem Archiv und senken Sie das Risiko von Bussen, weil alte Belege unauffindbar sind.

Pay as you go (PAYG) mit dynamischem Datenspreicher.

Optimieren Sie Ihre Cloud-Speicherkosten mit Smart-Tiering, indem selten genutzte PDFs automatisch in eine preisgünstigere Speicherklasse verlagert werden.

Was bietet 360 Documents?

360 Documents ist ein hochverfügbares Schweizer Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Geschäftsverwaltung (GEVER) sowie eine revisionssichere elektronische Archivlösung, eingebettet in eine Office-Suite mit erweiterter Funktionalität zur Aktenaufbewahrung und Bewirtschaftung des Lebenszyklus von Dokumenten für Organisationen mit erhöhten Rechenschaftspflichten.

360 Documents ist konform zu ISO 15489 ("Aktenführung") und zur Schweizer Geschäftsbücherverordnung ("GeBüV"). Alle Interaktionen mit Unterlagen werden aufgezeichnet. Ein Grund für die Verwendung von 360 Documents ist somit die erhöhte Beweiskraft von Belegen infolge der Art und Weise, wie diese nachweislich verwaltet wurden.

Hohe Bedeutung kommt der Benutzerfreundlichkeit zu: 360 Documents ermöglicht es Schweizer Unternehmen und Behörden bei der Dokumentenerfassung umfangreiche Metadaten zu extrahieren und zu indizieren - insbesondere anhand eigener Ordnungsmerkmale - und detaillierte Aufbewahrungspläne anzuwenden, je nach Klassifizierung des Geschäftsfalls, welchen der Beleg abbildet.

In 360 Documents sind die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Unterlagentypen bereits vorkonfiguriert:

PRIVATSEKTOR

• Buchungsbeleg - 10 Jahre
• GwG-Abklärung - 10 Jahre
• GwG-Transaktionsbeleg - 10 Jahre
• Patientenakte - 20 Jahre
• Personalakte - 5 Jahre
• Universitätsakte - 20 Jahre

ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

• Zivilstandsakten - 50 Jahre
• Unterlagen des Betreibungs- und Gemeindeammannamtes - 2 / 10 / 15 / 20 / 30 Jahre
• Akten vormundschaftlicher Verfahren - 50 Jahre
• Akten aus Adoptionsverfahren - 100 Jahre
• Falldossiers Sozialhilfe - 15 Jahre
• Personaldossiers - 10 Jahre
• Unterlagen der Pensionskasse - 10 Jahre
• Budget, Jahresrechnung und Geschäftsbericht - 50 Jahre
• Buchhaltung und Inventar - 30 Jahre
• Buchungsbeleg - 10 Jahre
• Steuerunterlagen - 25 Jahre
• Unterlagen Mehrwertsteuer - 10 Jahre

Die viersprachige Software in der Schweizer Cloud stellt ihren Nutzern eine Vielzahl von leistungsstarken Suchmechanismen zur Verfügung, von der Volltext- zur Synonymsuche bis hin zum gezielten Prompting von LLMs.

Welche Funktionen sollte eine moderne Software zur Aktenführung haben?

Mit einer digitalen Archivierungslösung in der Cloud kann ein Schweizer Unternehmen seine wichtigsten Unterlagen elektronisch speichern, ohne die Originale aufbewahren zu müssen. Eine leistungsfähige revisionssichere Software zur Aktenführung ist die Voraussetzung schlechthin für jedes Digitalisierungsprojekt.

Weil aber in heutigen Schweizer Firmen die meisten Mitarbeiter mit Dokumenten zu tun haben, so muss eine gute Dokumentenablage die Bedürfnisse von zahlreichen Interessengruppen abdecken:

1. Für die Geschäftsleitung ist es wichtig, den Überblick über die archivierten Unterlagen zu behalten und Zugriffsrechte unkompliziert über ein intuitives Berechtigungssystem zu verwalten
2. Für die Rechtsabteilung ist die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten der PDFs wichtig sowie deren Beweistauglichkeit in allfälligen Gerichtsverfahren
3. Für die Buchhaltung und das Controlling ist es wichtig, die Belege im Archiv logisch mit einer frei wählbaren Buchhaltungssoftware verknüpfen zu können
4. Für den externen Wirtschaftsprüfer ist es zentral, die Dokumente direkt im Primärsystem prüfen zu können ohne einen spezieller Datenraum anzulegen
5. Für die Mitarbeiter im Tagesgeschäft ist wichtig, die archivierten Dokumente sofort wieder in die operativen Geschäftsprozesse einbinden zu können, um in Millisekunden darauf zuzugreifen
6. Für die IT-Abteilung ist es von entscheidender Bedeutung, die Daten über APIs an periphere Systeme weiterzuleiten, den Schutz der Dokumente vor Cyberangriffen zu gewährleisten und bei Bedarf problemlos in ein anderes Rechenzentrum zu migrieren

Vorteile einer elektronischen Dokumentenablage

• Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Schweiz (hier)
• Gleichzeitige Digitalisierung von Buchhaltung, Controlling, Audit: die elektronische Führung der Geschäftsbücher (hier) bringt alle archivierungspflichtigen Belege in tägliche Griffnähe und die Mehrwertsteuer-Kontrolle (hier) kann digital stattfinden
• Schnellere Zugriffszeiten (Millisekunden) verglichen mit Archiven auf Magnetbändern oder anderen lokalen Speichermedien aber ohne den damit verbundenen IT-Aufwand
• Erfassung vermeintlich dunkler Daten ("dark data"): dies sind unsichtbare Daten (hier), welche eine Organisation zwar verarbeitet, aber nicht erkennen kann
• Mobilisierung der Geschäftsdaten im gesamten Betrieb dank einer einzigen Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth, SSoT): Einbindung von Kunden, Automatisierung von Geschäftsprozessen und Verbesserung der Zusammenarbeit unter Vermeidung von Informationssilos
• Definition und Überwachung präziser Zugangskontrollen: Zugang zu einzelnen Dokumenten, Datenräumen oder Ländern geben oder gezielt externe Stakeholder wie Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsorgane oder Kapitalgeber einbeziehen
• Dank intelligenter Dokumentenverarbeitung (hier) Rohdaten in betriebswirtschaftliche Erkenntnisse verwandeln und verborgene Zusammenhänge aufdecken

Sektorielle Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Schweiz

1. BUCHUNGSBELEGE

Jedes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz oder mit einer Schweizer Mehrwertsteuernummer muss die folgenden geschäftsrelevanten Belege in einem revisionssicheren Archiv nach OR (hier) sowie GeBüV (hier) für 10 Jahre in unveränderbarer Form speichern:

1. Sämtliche Buchungsbelege sowie die Geschäftsbücher, der Geschäftsbericht und Revisionsbericht (Art. 958f Abs. 1 OR)
2. Das Aktienbuch (AG), Anteilbuch (GmbH), bzw. Genossenschaftsverzeichnis sowie sämtliche Belege, die einer Eintragung in diesen Büchern zugrunde liegen (Art. 686 Abs. 5 OR)
3. Sämtliche Geschäftsdokumente, die in einem allfälligen Gerichtsverfahren beweiskräftig sein oder dieses beeinflussen sollen (Art. 8 ZGB)

Als Buchungsbelege in der Schweiz gelten nach Art. 957a Abs. 3 OR "alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können".

Archivierungspflichtig sind in der Schweiz folgende Buchungsbelege:

• Verträge
• Rechnungen
• Transportdokumente, Frachtpapiere, Lieferscheine
• Lohnbuchhaltung (Lohnzahlungen, Sozialversicherung, Pensionsverträge)
• Geschäftskorrespondenz (sofern sie für die Buchhaltung relevant ist)

Zum 1. Januar 2013 wurde die allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftskorrespondenz abgeschafft.

Nicht revisionssicher abgelegt werden brauchen in der Schweiz öffentliche Urkunden und Einträge in öffentlichen Registern wie etwa Handelsregisterauszüge und Grundbucheinträge (Art. 9 ZGB).

2. GWG-ABKLÄRUNGEN

Für Schweizer Finanzintermediäre sind gemäss Art. 74 Abs. 1 GwV-FINMA (hier) folgende Dokumente archivierungspflichtig:

1. Eine Kopie der Dokumente, die zur Identifizierung der Vertragspartei gedient haben
2. Die schriftliche Erklärung der Vertragspartei über die Identität des Kontroll­inhabers bzw. der an den Vermögenswerten wirtschaftlich berechtigten Person
3. Eine schriftliche Notiz über die Ergebnisse der Anwendung der Kriterien, die auf Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken (sog. GmeR) hinweisen
4. Eine schriftliche Notiz oder die Unterlagen zu den Ergebnissen der Abklärungen bei Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen mit erhöhten Risiken (sog. TmeR)
5. Die Unterlagen zu den getätigten Transaktionen
6. Eine Kopie der Meldungen an die Meldestelle für Geldwäscherei
7. Eine Liste der unterhaltenen GwG-relevanten Geschäftsbeziehungen

Während normale Schweizer Firmen ihre Buchungsbelege (mit Ausnahme des Aktienbuchs und seinen Entsprechungen) theoretisch auch in ausländischen Rechenzentren speichern dürfen, so müssen FINMA-unterstellte Schweizer Finanzinstitute obige Dokumente und Aktennotizen "an einem sicheren, jederzeit zugänglichen Ort in der Schweiz aufbewahr[en]" (Art. 74 Abs. 3 GwV-FINMA).

Hier gilt es zusätzlich zu beachten: "Befindet sich der verwendete Server nicht in der Schweiz, so muss der Finanzintermediär über aktuelle physische oder elektronische Kopien der massgeblichen Dokumente in der Schweiz verfügen" (Art. 74 Abs. 4 GwV-FINMA).

3. PATIENTENAKTEN

Die Schweizer Ärztekammer FMH (hier) bestimmt in ihrer für alle Mitglieder verbindlichen Standesordnung unter Art. 12 mit dem Titel Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrungspflicht (hier), dass "Arzt und Ärztin über die in Ausübung ihres Berufs gemachten Feststellungen und die getroffenen Massnahmen hinreichende Aufzeichnungen zu machen [haben]. Sie sind während mindestens 20 Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren".

Darüber hinaus unterliegt das Verhältnis zwischen Arzt und Patient in der Schweiz gemäss Leitfaden FMH: Rechtliche Grundlagen im medizinischen Alltag (hier) den Bestimmungen des einfaches Auftragsrechts: "Als Auftragnehmer ist der Arzt verpflichtet, dem Patienten jederzeit Rechenschaft abzulegen (Art. 400 Abs. 1 OR). Er muss eine sachgerechte Krankengeschichte führen. Die Aufzeichnungs- oder Dokumentationspflicht ergibt sich auch aus der FMH-Standesordnung und aus den kantonalen Gesundheitsgesetzen" (S. 31).

Der Umfang der ärztlichen Dokumentationspflicht in einer Krankengeschichte (KG) umfasst in der Schweiz insbesondere:

1. Dokumentierung der für die ärztliche Behandlung wesentlichen medizinischen Daten und Fakten (BGE 141 III 363)
2. Erstellung von medizinischen Berichten zur Sicherstellung einer ordnungsgemässen Behandlung, namentlich bei Betreuung durch mehrere Personen oder bei Arztwechsel
3. Aufzeichnungen zur prozessualen Beweissicherung bei Geltendmachung von Behandlungsfehlern seitens des Patienten
4. Behandlungsrelevante Dokumente: Diagnose, Röntgenbild, Laborergebnis, bildgebender Befund, (elektronisches) Rezept, eMediplan (hier), Pflegebericht, Operationsbericht, Operationsvideo, Spitalaustrittsbericht usw.
5. Korrespondenzen mit anderen medizinischen Leistungserbringern
6. Dokumentierte (unterzeichnete) rechtsgenügende Aufklärung und informierte Einwilligung des Patienten mit Datum und Inhalt des Aufklärungsgesprächs (Aufklärungspflicht nach Art. 10 Standesordnung FMH, BGE 133 III 121)

Die elektronische Führung der Krankengeschichte ist erlaubt wenn jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Eintragungen getätigt hat und Unbefugte keinen Zugang haben. Unbefugt sind alle Personen, die nicht in die Behandlung involviert sind wie etwa medizinische Praxisassistenten (MPA), Büropersonal usw.

Von den Krankenakten sind kontinuierlich oder zumindest regelmässig Sicherheitskopien zu erstellen, die an einem anderen Ort und vor unbefugtem Zugang geschützt aufzubewahren sind (sog. Offsite-Backups). Die FMH empfiehlt grundsätzlich zu prüfen, ob sich die Daten und alle Personen, die auf die Daten zugreifen, in der Schweiz befinden.

Es gilt als erwiesen, dass sich falsche oder fehlende Einträge in der Krankengeschichte negativ auf Gerichtsverfahren auswirken und dem Patienten die Beweisführung erleichtern.

4. PERSONALAKTEN

Mitarbeiter-, HR- oder Personalakten sind eine Zusammenstellung aller Unterlagen, die sich auf einen Mitarbeiter beziehen, von dessen Einstellung bis zum Austrittsdatum.

Im Allgemeinen enthalten Personalakten in der Schweiz das Datum des Beginns des Arbeitsvertrags, eine Arbeitsbeschreibung, die Länge der Arbeitswoche und die Entlöhnung. Schweizer Arbeitgeber dürfen die persönlichen Daten der Angestellten allerdings nur dann verarbeiten, wenn sie (i) die Qualifikation des Arbeitnehmers betreffen oder (ii) zur Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR).

Im Folgenden werden die Aufbewahrungsfristen für Personalakten in der Schweiz aufgelistet:

• 10 Jahre: Buchhalterisch relevante Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Lohnausweise usw.
• 10 Jahre: für das Arbeitszeugnis relevante Unterlagen
• 5 Jahre: für Lohnansprüche relevante Unterlagen
• 3 Monate: Unterlagen im Zusammenhang mit abgewiesenen Bewerbungen

5. UNIVERSITÄTSAKTEN

Schweizer Universitäten unterstehen dem kantonalen Recht, es gelten somit die kantonalen Vorschriften zur Aktenaufbewahrung. Im Folgenden werden die Richtlinien der Universität Bern zur Akteneinsicht und Aufbewahrungspflicht (hier) aufgeführt:

• Die Fakultäten müssen alle Unterlagen, die für die Bewertung von Prüfungen verwendet werden, mindestens 18 Monate ab Prüfungsdatum aufbewahren.
• Die Fakultäten müssen Abschlussarbeiten wie Bachelorarbeiten, Masterarbeiten und andere Diplomarbeiten mindestens 10 Jahre lang archivieren.
• Diplome und deren Anhänge müssen mindestens 20 Jahre ab dem rechtsgültigen Abschlussdatum des Bachelor- oder Masterstudiums aufbewahrt werden. Danach sind sie im Universitäts- oder Staatsarchiv zu archivieren.

Schweizerisches elektronisches Patientendossier (EPD)

Beim elektronischen Patientendossier (EPD) handelt es sich um eine schweizerische Sharing-Plattform (hier) für Daten und Dokumente zur körperlichen Verfassung, auf welche Datensubjekte ihren Gesundheitsfachpersonen Zugriff gewähren können. Das Schweizer Patientendossier ist im Grunde nichts anderes als ein revisionssicheres Archiv in der Cloud, auf welches von überall her zugegriffen werden kann und auf welches sowohl Ärzte als auch Patienten Inhalte hochladen können. Das elektronische Patientendossier entbindet Ärzte allerdings nicht von ihrer Pflicht, selbstständig Anamnese zu führen.

Das elektronische Patientendossier bietet sich etwa an, um die datierte und unterschriebene Patientenverfügung (hier) abzulegen und diese in medizinischen Notfallsituationen ohne Umwege über die Versichertenkarte schnell zur Hand zu haben (Art. 370-373 ZGB).

Die Schweizerische Verordnung über das elektronische Patientendossier (hier) schreibt folgende Aufbewahrungspflichten für das EPD vor:

• Die von den Gesundheitsfachpersonen im elektronischen Patientendossier erfassten medizinischen Daten müssen nach 20 Jahren vernichtet werden (Art. 10 Abs. 1 EPDV)
• Die Datenspeicher müssen sich in der Schweiz befinden und dem Schweizer Recht unterstehen (Art. 12 Abs. 5 EPDV)
• Protokollierung der Zugriffe: Alle Zugriffe müssen protokolliert werden und die Daten im Zugriffsprotokoll 10 Jahre lang zugänglich sein, ohne gelöscht werden zu können

Wie lange dauert die übliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der Schweiz?

In der Schweiz müssen Buchungsbelege für 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (Art. 958f OR Abs. 1). Nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist von zehn Jahren dürfen Schweizer Unternehmen - auch Banken - die entsprechenden Unterlagen endgültig löschen und es verjähren grundsätzlich alle Forderungen (Art. 127 OR).

Im Jahr 2017 befasste sich der Schweizerische Bankenombudsman mit einem interessanten Fall zu den Fristen für die Aufbewahrung und Herausgabe von Bankunterlagen (hier).

Schweizer Aufbewahrungsfrist für Patientenakten

Seit 2023 beträgt die gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist für Patientenakten (Behandlungsunterlagen und Krankengeschichten) in vielen Schweizer Kantonen 20 Jahre. Grund dafür ist das neue Schweizer Haftpflichtrecht, das neu eine zivilrechtliche Verjährungsfrist von 20 Jahren für Ansprüche aus ärztlicher Fehlbehandlung vorsieht:

"Forderungen auf Schadenersatz oder Genugtuung aus vertragswidriger Körperverletzung oder Tötung eines Menschen verjähren mit Ablauf von drei Jahren vom Tage an gerechnet, an welchem der Geschädigte Kenntnis vom Schaden erlangt hat, jedenfalls aber mit Ablauf von zwanzig Jahren, vom Tage an gerechnet, an welchem das schädigende Verhalten erfolgte oder aufhörte" (Art. 128a OR).

In der Praxis bedeutet dies, dass die Ärzteschaft neu 20 Jahre lang das zivilrechtliche Gegenbeweisrisiko trägt, dass keine vertragswidrige Körperverletzung begangen wurde. Liegt die Krankengeschichte jedoch nicht mehr vor oder ist sie nicht komplett, so gibt es auch keine Entlastungs- und Abwehrmöglichkeit bei Haftungsansprüchen.

Gleichzeitig erfordert die datenschutzkonforme Führung des Patientendossiers (hier), dass Unterlagen, die nicht mehr zur Beweissicherung benötigt werden, gelöscht werden.

Archivierungsauslöser

In der Schweiz beginnt die gesetzliche Archivierungsfrist typischerweise am Ende eines Beobachtungszeitraums (Steuerjahr), einer Rechtshandlung (Firmenliquidierung, Ende eines Mandatsvertrages, Ende des ärztlichen Behandlungsvertrags, ab medizinischem Eingriff).

Der Archivierungsbeginn wird je nach Beleg durch eines der folgenden Ereignisse ausgelöst:

• Buchungsbelege, Jahresrechnung, Revisionsbericht: die Archivierungsfrist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR)
• Belege, die einer Eintragung im Aktienbuch (AG), Anteilbuch (GmbH) bzw. Genossenschaftsverzeichnis zugrunde liegen: die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Streichung des Eigentümers bzw. Nutzniessers (AG), Gesellschafters (GmbH) oder Genossenschafters (Art. 686 Abs. 5 OR, Art. 697l Abs. 3 OR, Art. 790 Abs. 1 OR, Art. 837 Abs. 2 OR)
• Bücher und Papiere einer aufgelösten Kollektivgesellschaft: die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Löschung der Gesellschaft im Handelsregister (Art. 590 Abs. 1 OR)
• Aktienbuch, Geschäftsbücher, Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen sowie die zugrundeliegende Belege: der Archivierungsauslöser ist die Löschung der Gesellschaft (Art. 747 Abs. 1 OR)
• GwG-Abklärungen: die Aufbewahrung beginnt mit der Beendigung der Geschäftsbeziehung oder mit Abschluss einer Transaktion (Art. 7 Abs. 3 GwG)
• Patientenakten: die Aufbewahrung beginnt mit dem letzten Eintrag (z.B. Art. 26 Abs. 2 Gesundheitsgesetz Kanton Bern)
• Universitätsakten: die gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft ab dem Examensdatum oder dem rechtsgültigen Abschlussdatum der Hochschulausbildung

Wo und wie müssen archivierungspflichtige Belege gespeichert werden damit sie vor Gericht als verbindliche Akten gelten?

Gemäss OR, müssen Belege in der Schweiz "auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können" (Art. 958f Abs. 3 OR).

Die Schweizer Geschäftsbücherverordnung oder GeBüV (hier) ist die Ausführungsbestimmung zum OR, welche festlegt, nach welchen Prinzipien Unterlagen in der Schweiz gesetzeskonform archiviert werden müssen:

• Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit): "Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt" (Art. 3 GeBüV)
• Dokumentation: "Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden" (Art. 4 GeBüV)
• Verfügbarkeit: "Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können" (Art. 6 GeBüV)
• Archiv: "Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger" (Art. 8 GeBüV)

PDF/A

PDF/A bedeutet Portable Document Format (A steht für archivierbar). Im Gegensatz zum ebenfalls archivtauglichen Tag Image File Format (TIFF) erfreut sich PDF/A branchenübergreifend einer hohen Akzeptanz. Es ist praktisch das vorgeschriebene Dateiformat für die Langzeitarchivierung - in Europa und den USA. So verlangt beispielsweise der US Supreme Court, dass elektronisch eingereichte Akten im PDF/A-Standard vorliegen.

Die ISO-Norm 19005 (Dokumentenmanagement) führt aus: "PDF/A [...] bietet einen Mechanismus zur Darstellung elektronischer Schriftstücke in einer Weise, die ihr Erscheinungsbild über lange Zeit bewahrt, unabhängig von den Hilfsmitteln und Systemen, die zur Erstellung, Speicherung oder Anzeige der Dateien verwendet werden" (hier).

Im Wesentlichen zeichnet sich das PDF/A-Format dadurch aus, dass es Funktionen verbietet, die für die Daueraufbewahrung ungeeignet sind (z. B. Audio- und Videoinhalte, eingebettete Dateien, Passwortschutz, Verschlüsselung, Verknüpfungen zu externen Inhalten usw.). Im Endeffekt müssen die Dateien in einem zukunftssicheren Schweizer Dokumentenarchiv in sich geschlossen sein und alle wichtigen Merkmale wie Inhalt, Schrift und Farbe enthalten.

Archivierung von E-Mails

Es gibt Fälle, in denen es erforderlich ist, E-Mails ausserhalb von MS Exchange zu speichern, z.B. um Nachrichten ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren, Korrespondenz zu einem bestimmten Thema zu gruppieren oder zur Beweissicherung im Rahmen eines "Legal hold" or "Litigation hold". Damit wird verhindert, dass die Daten gelöscht, manipuliert oder nachträglich verändert werden und im Prozessfall nicht in der gewünschten Form vorliegen.

Doch eine verlässliche E-mail Archivierungssoftware ist nicht nur für Juristen zentral. Sie ermöglicht es Behörden, Anfragen gemäss Öffentlichkeitsprinzip (hier) ordnungsgemäss nachzukommen.

Archivierung von Webseiten und Social Media

2017 veröffentlichte die US-amerikanische Finanzaufsichtsbehörde FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) ein Rundschreiben (hier), wonach jedes Unternehmen, das digitale Kommunikation betreibt, verpflichtet ist, Akten aufzubewahren. Dazu gehören Webseitendaten, Beiträge in sozialen Medien und andere Nachrichten.

360 Documents: Unterstützte Dateiformate

• 360 Documents unterstützt über 100 Dateitypen, darunter die vertrauten Dateiformate von MS Office und Apple. Word- und Textverarbeitungsdateiformate (.602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, .hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri). Excel und Tabellenkalkulationsformate (.122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx). Powerpoint und Präsentationsformate (.c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi). Bilder und Grafikformate (.bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg)
• 360 Documents gruppiert über 2'000 Dateierweiterungen automatisch in 18 leicht zu merkende Kategorien: PDF, Bilddateien, Textdateien, Excel und Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Outlook-Elemente, Videodateien, Audiodateien, CAD, ECAD, Bioinformatik, medizinische Bildgebung, medizinische Signale, Geodaten, Programmcode, Datenbanken, Websites, Sicherheit

360 Documents: Anbindungen

Dank Softwareintegrationen kann 360 Documents mit anderen Anwendungen verbunden werden:

1. Anbindung an MS Outlook (hier) zur Archivierung von E-Mails und Anhängen direkt aus dem bevorzugten Eingangskorb
2. Anbindung an 360 Multibanking (hier), um Rechnungen mit 360 Documents zu bezahlen und Kontostände bei über 50 Schweizer Banken über ein einziges Login und Dashboard einzusehen
3. Anbindung an 360 Signatures (hier), um mit allen Arten von digitalen Signaturen unter ZertES und eIDAS elektronisch zu unterschreiben
4. Anbindung an 360 Scanning (hier), um umfangreiche Papierarchive zu digitalisieren

360 Documents: Lizenzkosten

Das Preismodell von 360 Documents hängt von der Anzahl der Benutzer und dem gewünschten Speicherplatz ab:

KMUs

• Bis zu 10 Arbeitsplätzen und insgesamt 100 GB: CHF 300 pro Monat
• Bis zu 20 Arbeitsplätzen und insgesamt 500 GB: CHF 600 pro Monat
• Bis zu 30 Arbeitsplätzen und insgesamt 1 TB: CHF 1'200 pro Monat

FIRMEN UND ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN

• Über 30 Arbeitsplätze: CHF 700 pro Jahr und Nutzer
• Über 1000 Arbeitsplätze: CHF 600 pro Jahr und Nutzer
• Über 10'000 Arbeitsplätze: CHF 500 pro Jahr und Nutzer
• Über 25'000 Arbeitsplätze: CHF 400 pro Jahr und Nutzer

360 Documents wird von der 360core AG betrieben, gewartet und weiterentwickelt und über das Internet im Rahmen einer SaaS-Lizenz zur Verfügung gestellt.

Schnellstart

Datenerfassung: Hochladen, Outlook, Scanning

OCR-Technologie: Intelligente Texterkennung

Indexierung entlang Ihrer Ordnungsstrukturen

Volltextsuche mit Hervorhebung Suchresultat

Geschäftslogik

• Dokumente sowie Metadaten erfassen: Hochladen, Drag & Drop aus Outlook, Massenscannen, API
• Support von über 100 Dateitypen: Arbeit mit allen gängigen Dateiformaten
• Filesharing: Dokumente intern und extern teilen, Kennwortschutz und Gültigkeitsdauer von Links verwenden
• E-Mail-Anlagen erfassen: als verlinkte Akten oder als eine einzige Sammelakte
• Akten aus externen Systemen importieren: Akten einzeln oder im Stapel migrieren
• Ursprungsdatum: Bei Migrationen Aufbewahrungsauslöser setzen, der zeitlich vor dem Erstellungsdatum der Akte in 360 Documents liegt
• Akten in Prozesse einbinden: Kommentieren, "To Do" Notizen, Metadaten validieren, Verträge rechtskonform signieren oder Akten mit elektronischen Bestätigungen versehen
• Duplikate erstellen: zur Verwendung von Akten in mehreren Geschäftskontexten (z.B. in der Buchhaltung und der Personalabteilung)
• Lifecycle Management: Statistik über Erstellung, Nutzung und der Vernichtung von Akten führen
• Webseitenarchivierung
  

Benutzbarkeit

• Praxisnahe In-App-Dokumentation in vier Sprachen u.a. über die Grundlagen und Begrifflichkeit der ordnungsgemässen Aktenführung
• Firmenweite Volltextsuche: Intelligente Filter, Stichwort- und Synonymsuche in DE, EN, FR, IT
• Texterkennung (OCR) und Extraktion von Geschäftsdaten: modernste Computer Vision-Technologie mit hohen Vertrauenswerten
• Datenextraktion auf breiter Basis: Automatisches Erkennen und Erfassen bestehender Metadaten 
• Automatische Belegerkennung: über 30 Dokumenttypen (Rechnungen, Pässe, Formulare, etc.)
• Business Intelligence: Übersetzen, Zusammenfassen und Befragen von PDFs über alle gängigen LLMs
• Service für Metadatentemplates: Erstellung und Bewirtschaftung von Templates für Metadaten
• Service für benutzerdefinierte Metadaten: Eigene Metadaten erstellen und erfassen
• Eigene Metadaten nach syntaktischen Standards validieren: Booleans, Enums, Zahlen, Textstring, URLs, Zeitstempel, etc.
• Klassifizierungsservice: Akten und Dossiers nach Geschäftsfällen klassifizieren (Buchhaltung, HR, Vertrieb, GwG Abklärungen, etc.)
• Erstellung und Bewirtschaftung von Geschäftsklassifizierungen
  

Regulatorik

• Konformität mit globalen Normen: DoD 5015.2-STD, MoReq2010, ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020
• Konformität mit Schweizer Normen: OR, GeBüV, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164
• Service für Aktengruppen: Aufbewahrungspläne für Akten und Ordner erstellen, aktualisieren oder ersetzen bei neuen gesetzlicher oder geschäftlicher Anforderungen
• Verwahrung von verbleibenden Metadaten nach Aktenvernichtung: nicht zu löschende Metadaten frei bestimmen
• GDPR Compliance: Endgültigkeit der Aktenvernichtung mittels Vernichtungszertifikat belegen
• Service für gesetzliche Aktensperren: Unterbruch der Aufbewahrungsfrist bei Rechtsstreitigkeiten, Audits oder behördliche Ermittlungen
• Service zur Aktenaussonderung: Akten gezielt aussondern und darüber Statistik führen
• Vermerk zum letzten Bewertungsentscheid
• Übergabe: Ablieferung von archivwürdigen Akten an ein Archiv
• Aufbewahrungsauslöser definieren: Erstellungsdatum, Ursprungsdatum, letzter Aktenzuwachs, Geschäftsabschluss, benutzerdefiniert

Sicherheit

• Benutzerservice: kleinteilige Zugriffskontrolle auf Stufe Akte, Ordner, Geschäftsklassifizierung und Dokumenttyp, um das Zweckbindungsprinzip jederzeit zu gewährleisten
• Historische Nutzer zurückverfolgen: vollständige Rückverfolgung aller Handlungen aller früheren Nutzer von 360 Documents
• Rollenservice: kleinteilige Vergabe von Nutzerrollen mit Auswahl aus über 200 Funktionen
• Sicherheitslogbuch: Protokollierungen von allen Interaktionen mit 360 Documents
• Object Lock: Akten auf Netzwerkstufe vor jeglicher Änderung schützen
• Erzeugung von Prüfsummen zur Integritätsprüfung und Erkennung von Duplikaten
• Benutzer über 2FA authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten
• Malwareprüfung beim Hochladen von Dateien
• Erfassung von Metadaten bei Verwendung von digitalen Signaturen
• Schweizer Datenzentren in Konformität mit ISO 27001 und den Anforderungen der FINMA
• 3-2-1 Backup: Sicherheitskopien auf Magnetbändern

Bibliografie

360core Archivierungs-Add-In auf Microsoft AppSource (hier)

Jawad Akhtar (2021) Document Management with SAP S/4HANA (hier)

BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (hier)

Daniel Burgwinkel (2023) Ausblick auf die Trends in 2024 in der cloudbasierten Archivierung (hier)

Bundeskanzlei (2025) Elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) in der Bundesverwaltung (hier)

Alan Calder, Steve Watkins (2019) IT Governance: An International Guide to Data Security and ISO 27001/ISO 27002 (hier)

Paola Ciandrini (2020) Records management. ISO 15489: Progettare sistemi documentali (hier)

Jeannine Dehmelt, Marc Ph. Prinz (2024) Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen (hier)

James Densmore (2021) Data Pipelines Pocket Reference. Moving and Processing Data for Analytics (hier)

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Reto Zbinden (2023) Rechtliche Anforderungen an die Archivierung (hier)

Thesauri

1. Englisch

Brian Sheffield (2022) The Oxford Thesaurus - An A-Z Dictionary Of Synonyms (hier)

Collins English Thesaurus (2019) (hier)

Merriam-Webster's Collegiate Thesaurus, Second Edition (2018) (hier)

2. Deutsch

Duden (2019) Das Synonymwörterbuch. 7., neu bearbeitete und erweiterte Auflage (hier)

3. Französisch

Emile Genouvrier, Claude Désirat, Tristan Hordé (2020) Dictionnaire Larousse des synonymes (hier)

Le Robert (2022) Dictionnaire des synonymes, nuances et contraires (hier)

4. Italienisch

Garzanti (2009) Dizionario dei sinonimi e contrari (hier)

Michele Giocondi (2016) Grande dizionario Hoepli sinonimi e contrari della lingua italiana (hier)

Maurizio Trifone (2013) Il Devoto-Oli dei sinonimi e contrari. Con analoghi, generici, inversi e gradazioni semantiche (hier)

Wechselkurse

Schweizer Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit BAZG (2025) Tagesaktuelle Devisenkurse (hier)