Schweizer Scan-Services: Empfang der eingehenden Geschäftskorrespondenz im digitalen Posteingang

"Verbringen Sie mehr Zeit mit der Arbeit an Dokumenten - statt mit deren Aufbereitung".

Erhalten Sie Ihre Geschäftspost stets pünktlich - egal wo Sie sich gerade aufhalten.

Lassen Sie Ihre eingehende Firmenpost direkt an unser Scanzentrum in Zürich senden. Sie erhalten sie in Kürze per E-Mail als PDF.

Genug von manuellen Arbeitsabläufen? Automatisieren Sie Ihre Poststellenlogistik.

Wir übernehmen die professionelle Digitalisierung Ihrer Geschäftspost und versehen sie mit wertvollen Metadaten zur Langzeitarchivierung.

Keine verlorenen Rechnungen mehr! Entdecken Sie den zentralisierten Mailroom.

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe (über alle Standorte hinweg), indem Sie sämtliche Eingangspost an einem einzigen Ort sortieren (Single Point of Truth).

Verirrt im Content-Chaos? Unsere Systeme werfen Licht auf dunkle Daten.

Wir verknüpfen Inhalte mit Geschäftslogik und machen ungenutzte Daten suchbar und findbar. Dabei werden oft verborgene Zusammenhänge aufgedeckt.

Ihr gegenwärtiger Archivanbieter ist offline? Wir garantieren 99,99% an Verfügbarkeit.

Wir bringen Dokumente aus Ihrem Aktenschrank oder von Ihrem Altanbieter in ein revisionssicheres Schweizer Archiv (hier) - immer griffbereit, wenn Sie sie brauchen.

Das war's für heute! Viel Spass mit dem leeren Briefkasten.



Was ist eine digitale Inbox?

Für viele Schweizer Unternehmen ist ein elektronischer Posteingang die einfachste Möglichkeit, den gesamten Betrieb zu digitalisieren. Ein virtueller Briefkasten ermöglicht es einer Gesellschaft, die gesamte physische Geschäftskorrespondenz noch am selben Tag in hochwertigem PDF/A-Format - versehen mit Audit-Trail - auf einer firmeneigene E-Mail Adresse zu erhalten.

Das Outsourcing des Scanvorgangs der täglichen Geschäftspost an einen externen Scanning-Dienstleister ist in den meisten Fällen der schnellste und kostengünstigste Schritt in der digitalen Transformation eines Unternehmens. Sie schafft eine solide Grundlage für die Beschleunigung künftiger e-Workflows bei relativ geringen Projektkosten.

Wir sind der Meinung, dass eine Schweizer e-Inbox bereits ab 40 Briefen pro Monat sinnvoll ist.

Umleitung der Eingangspost an unseren Scan-Center in Zürich

Um unsere Scandienste zu aktivieren, muss Ihre eingehenden Briefe an unser Verarbeitungs- und Scanzentrum in Zürich bei der Sihlpost umgeleitet werden. In der Schweiz können Geschäftsbriefe bequem über den Umleitungsdienst der Schweizerischen Post (hier) permanent an eine neue Zustelladresse geliefert werden.

Die Aktivierung des Umleitungsauftrags bei der Post dauert im Idealfall 3 Arbeitstage. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Unternehmen, die bei der Schweizerischen Post registriert sind und deren Onlinedienste nutzen, können die Umleitungsorder mittels Login über SwissID erteilen (hier)
2. Firmen, die kein Konto bei der Post haben, können die Umleitungsinstruktion auch bequem am Postschalter platzieren

Umgang mit nicht scanbaren Postsendungen

Die folgenden Schriftstücke werden von der Schweizerischen Post nicht umgeleitet:

• Betreibungsurkunden (die Umleitung ist nur innerhalb des Betreibungskreises möglich)
• Tages- und Wochenzeitungen, Zeitschriften und Magazine (die Zustellung wird vom Verlag selber erledigt)
• Sendungen und Pakete von privaten Logistik- und (Velo-)Kurierunternehmen in der Schweiz wie etwa DHL, DPD, Fedex, UPS oder Quickmail

In Briefen aufgegebene Festgüter (z.B. Kreditkarten) werden von uns soweit möglich gescannt und darauf an die Kundenadresse zugestellt.

Wichtige Originalunterlagen (wie Gerichtsakten, eingeschriebene Briefe, Verträge zur Gegenzeichnung oder Formulare zur Unterschrift) können bei uns innert 2 Wochen unter Angabe der auf der gescannten Urkunde vermerkten Referenznummer angefordert werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die Originaldokumente ohne Zusatzkosten professionell vernichtet.

Papierlos unterwegs - aber was ist eigentlich ein papierfreies Büro?

Die meisten Schweizer KMUs träumen von einem papierlosen Büro. Doch solange Unternehmen ihre Post weiterhin im Briefkasten erhalten, existiert das papierlose Büro leider nur auf dem Papier.

Teleworking und Homeoffice machen es schwierig, die Poststelle in den eigenen Räumlichkeiten effizient zu betreiben. Die firmeneigenen Postverteilzentren grosser Schweizer Unternehmen setzen immer noch stark auf papierbasierte Prozesse und manuelle Arbeitsschritte, welche fehleranfällig sind und sich immer weniger lohnen.

Des Weiteren bieten unzufriedene Logistikmitarbeiter, die mit niedrigen Löhnen auskommen müssen, zahlreiche Angriffsflächen für Sicherheitsverstösse. Das manuelle Öffnen von physischer Post setzt sensible Informationen allzu vielen Personen aus - es besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen verloren gehen oder falsch gehandhabt werden.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Posteingang?

Wir sind der Meinung, dass Schweizer KMUs, grössere Firmen und insbesondere Bankfilialen sowie die öffentliche Hand viel von einer digitalen Inbox in Verbindung mit unserer papierlosen Archivierungslösung (hier) zu gewinnen haben, und zwar können sie:

• Umschläge und Blätter an der Rezeption, am Arbeitstisch, im Ablagesystem, in Aktenvernichtern oder Mülleimern beseitigen und so eine ökonomischere Nutzung der Geschäftsimmobilie erwirken
• Briefverluste, falsch abgelegte Verträge und versäumte gesetzliche Fristen reduzieren
• die tägliche betriebsinterne Briefverteilung aufgeben und so Zeit gewinnen und Produktivität steigern
• den Informationsfluss im Unternehmen optimieren mit einem einzigen zentralen Posteingang, welcher die Triage und Zuordnung von Dokumenten durch einen eigens dafür zuständigen Mitarbeiter ermöglicht
• Eingangspost problemlos in unser Archivierungssystem (hier) hochladen oder über einen API-Call direkt in Umsysteme einspeisen (CRM, DMS, ERP, Intranet, Abacus, Microsoft Navision, Windream, ELO, Kendox, Triboni, d.velop, DocuWare, Dropbox, MS SharePoint, SAP, IBM, Google Drive, Azure Storage, AWS S3 Buckets) - sofort abrufbereit für den Endempfänger
• auf Dokumente dezentral zugreifen und vermeiden, dass wichtige Dateien auf dem Bürorechner oder USB-Stick eines abwesenden Mitarbeiters festsitzen
• unerwünschte Post wie Werbebriefe oder Zahlungsaufforderungen von Registerbetrüger (hier) an der Quelle aussortieren
• wertvolle Datensätze für künftige KI-Workflows bergen

Welche Beweiskraft haben eingescannte Dokumente?

Belege spielen eine wichtige Rolle als Beweisstücke im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten ("legal hold") oder (Mehrwert-)Steuerkontrollen ("legal retention"). Dabei stellt sich sofort die Frage nach der Beweiskraft von gescannten Belegen.

Viele Schweizer Unternehmen sind nämlich immer noch der Meinung, dass gescannte Texte nicht die volle Beweiskraft hätten und dass es gesetzlich vorgeschrieben sei, Originalbelege wie Rechnungen und Verträge in schriftlicher Papierform zu lagern sollten die Behörden sie eines Tages einfordern. Insbesondere kleinere Firmen sind immer noch stark verunsichert, wenn es um die rechtliche Zulässigkeit der systematischen Digitalisierung von Belegen geht.

In Wirklichkeit ist die Beweiskraft von gescannten Akten in der aktuellen Schweizer Rechtsprechung unbestritten. Die herrschende Lehre in der Schweiz (hier) vertritt seit langem die Auffassung, dass "elektronische Urkunden oder Kopien aus eingescannten Dokumenten [] grundsätzlich genauso glaubwürdig wie Papierdokumente [sind]. Sie geniessen die Qualität eines Originals, wenn sie gewissen Standards entsprechen, insbesondere den handels- oder signaturrechtlichen Vorgaben" (hier).

Was ist ein digitaler Mailroom?

Eine gute Definition für eine digitale Poststelle des 21. Jahrhunderts ist die Automatisierung des Empfangs, der Aufbereitung und der Zustellung von gedruckter Unternehmenspost (Kunden-, Lieferanten- und Behördenschreiben usw.) mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und Bereitstellung für die Langzeitarchivierung durch Konvertierung in das PDF/A-Format sowie die darauf folgende Datenanreicherung mittels linguistischer Datenverarbeitung (NLP) und künstlicher Intelligenz (KI).

Unsere Systeme generieren strategisches Wissen beim Scanning

360core konvertiert Bilddaten in Textdaten - und verwandelt Textdaten in organisches Firmenwissen. Während des Scanvorgangs erbringen unsere Systeme zahlreiche Dienstleistungen zur Datenanreicherung (hier).

Fehlerquellen bei manuellem Scannen von mehreren hundert Briefen pro Tag

Schon bei nur 10 Briefen pro Tag kann die tägliche Logistik des Posteingangs rasch zeitintensiv und fehleranfällig werden. Jeder Umschlag will mit einem Brieföffner aufgeschnitten werden und es beginnt ein recht anspruchsvoller Sortierprozess. Wer hier nicht aufpasst, muss später im Papierkorb nach seinen Rechnungen suchen.

Der Scanner steht selten direkt am Arbeitsplatz. Wenn man nun bequem vor dem Computer sitzt und die Scansoftware bedient, so kann man die einzelnen Briefstapel nicht nacheinander einlesen und muss immer hin- und hergehen. Verweilt man hingegen vor der Scanmaschine, so muss man mit deren Touchscreen vertraut sein.

In beiden Fällen muss der Scanner sowie dessen Software erst einmal gestartet und der erste Briefstapel ins Zufuhrfach gelegt werden. Dabei gilt es zu berücksichtigen, ob einseitig oder doppelseitig gescannt werden soll.

Nach geglücktem Scanvorgang beginnt nun die sachgemässe Beschriftung der entstandenen PDFs (im Idealfall unter Berücksichtigung der internen Data Governance Richtlinien) und es muss wieder Sorge getragen werden, dass kein Durcheinander entsteht und die Dokumente richtig beschriftet werden. Zur abschliessenden Qualitätskontrolle ist es daher nötig, jedes PDF erneut einzeln zu öffnen...

Mechanisiertes Scanning im Grossformat

Die Hochleistungsscanner von 360core erfassen eingehende Briefpost direkt ab Umschlag und produzieren durchsuchbare Dokumente mit allen strategischen Metadaten in Echtzeit:

• Eigenes Aufbereitungs- und Scanzentrum direkt bei der Sihlpost in der Zürcher Innenstadt
• Durchlaufkapazität von über 8'000 Briefen pro Tag (120 Seiten pro Minute) für eine Vielzahl von Dokumententypen, inklusive Scanning von Tomografien, Röntgenaufnahmen und 3D-Objekten
• Hochwertige Bildverarbeitung (bis zu 600 dpi) mit automatischer Schräglagenkorrektur (Schräglage bedeutet, dass Seiten schief liegen)
• Digitalisierung der meisten Formate und Papierarten von dickem bis sehr feinem Papier - auch in beschädigtem Zustand
• Automatische Erkennung des Absenders und Empfängers, damit die Scans in die richtigen Zielordner geschrieben werden
• Qualitätskontrolle durch unser Servicepersonal, um sicherzustellen, dass alle Seiten originalgetreu eingelesen wurden
• Vertragliche Garantie der tägliche Verfügbarkeit der gescannten Firmenpost in der digitalen Inbox

Scanqualität: Was ist die beste dpi-Auflösung für Ihr Unternehmen?

Unsere Kunden können die Bildqualität wählen (gemessen in dpi oder "dots per inch"), in der sie ihre gescannte Eingangspost erhalten möchten (von 100 dpi bis 600 dpi), wobei die Wahl zwischen Schwarzweiss oder Farbscans besteht.

Bei der Prozessoptimierung sind Entscheide oft mit Kompromissen verbunden. So führt eine bessere Bildqualität zu höheren Speicherkosten. Der benötigte Speicherplatz für einen typischen Schweizer Geschäftsbrief, der mit verschiedenen dpi-Werten gescannt wurde, bewegt sich im folgenden Rahmen::

• A4-Brief gescannt mit 100 dpi: ca. 50 KB
• A4-Brief gescannt mit 300 dpi: ca. 300 KB
• A4-Brief gescannt mit 600 dpi: ca. 1.1 MB

Bei einer Schriftgrösse von 10 pt (= Points) sind alle obigen PDFs gut lesbar. Hingegen werden Wörter unter diesem Schwellenwert vom System nicht mehr korrekt erkannt. Gleichzeitig verdeutlicht der vorstehende Vergleich bedeutende Unterschiede in der Dateigrösse, was höhere Storage-Kosten im Datacenter bedeutet.

Wir sind der Meinung, dass die beste Scanqualität für das Einlesen geschäftlicher und offizieller Dokumente in der Schweiz - unter Abwägung von Lesbarkeit und Dateigrösse - zwischen 200 und 300 dpi liegt, aber sparsame Systemarchitekten (hier) können auch mit 150 dpi auskommen. Für die originalgetreue Erfassung von Textmustern unter 8 pt empfehlen wir 300 dpi aufwärts. Für die Wiedergabe von hochwertigen Bildern empfehlen wir 600 dpi, was aber für archivierungspflichtige Schweizer Geschäftspost in der Praxis nicht erforderlich ist.

Ähnliches gilt für die Benutzbarkeit des Dokuments, beispielsweise seine Ladegeschwindigkeit oder problemlose Weitergabe. Viele Firmenpostfächer haben Obergrenzen (in der Regel 20 MB), und E-Mails mit grossen Anhängen kommen oft als unzustellbar zurück.

Vorgeschlagener Arbeitsablauf für das Scannen und Archivieren

Der empfohlene Workflow für unsere Scanning- und digitale Posteingangslösung in der Schweiz sieht wie folgt aus:

• Sie erteilen der Schweizerischen Post einen Briefumleitungsauftrag an unser ISO 27001 zertifiziertes Scanning Center in Zürich
• Wir sortieren, öffnen, scannen, speichern, verschicken und schreddern Ihre Eingangspost mit firmeneigenen hochmodernen Brieföffnern, Scannern und Aktenvernichtern
• Wir schreiben einen Tintendruck oder digitalen Prüfpfad auf das eingescannte Dokument
• Unsere Systeme erfassen die Sprache des Dokuments und extrahieren andere geschäftskritische Schlüsselinformationen (hier), welche als Metadaten gespeichert werden
• Wir senden Ihnen das gescannte Dokument (i) als PDF-Anhang oder alternativ (ii) als Downloadlink (auf Wunsch mit Passwortschutz) an eine (iii) von uns bereitgestellte oder (iv) von Ihnen erstellte dedizierte Inbox (z.B. scanning@company.ch), welche von Ihrem Personal verwaltet wird ("Dokumentenempfänger")
• Der Dokumentenempfänger leitet das PDF jeweils an die zuständige Geschäftseinheit bzw. die verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen weiter ("Dokumenteneigentümer")
• Der Dokumenteneigentümer verifiziert (i) den automatisch ermittelten Dokumententyp (Vertrag, Bestellung, Rechnung, Antrag, Beschwerde, HR, Support usw.) sowie (ii) den automatisch ermittelten Ablageort (Kunde, Dossier, Liegenschaft, Projekt, Support- oder Geschäftsfall usw.) und entscheidet, ob das Dokument archivierungswürdig ist

Wieviel kostet eine digitale Inbox in der Schweiz

Unsere Hard- und Softwarelösung ("360 Scanning"), welche physisches Scanning mit informatikgestützter Datenerschliessung verbindet, ist eine Neuerscheinung und wird für Schweizer KMUs (weniger als 250 Beschäftigte) zu einem deutlichen Rabatt eingeführt:

• Projektkosten: CHF 280
• Preis pro gescanntes Dokument: CHF 0.55 (im Vergleich zu anderen Schweizer Anbietern von externen Scanninglösungen ist dies praktisch der halbe Preis)

Im Rahmen eines Projektworkshops definieren wir mit dem Kunden die folgenden Produktkonfigurationen:

• Gewünschte Scanqualität: DPI-Auflösung, PDF in Schwarzweiss oder Farbe
• Form des Prüfprotokolls: Tinten- oder Digitaldruck
• Angaben auf dem Prüfprotokoll: Format der Dokumentennummer, Ort und Zeit des Scanvorgangs, Personalie des Geräteführers
• Verarbeitungsregeln bei bestimmten Dokumententypen
• Spezielle Textbestandteile, welche als Metadaten erkannt werden sollen: Absender, Kundennummer, Vorsorgenummer, Patientennummer, Versicherungspolice, Fallnummer usw.
• Personalie des Dokumentenempfängers auf Kundenseite sowie Benennung einer dedizierten Inbox
• Gewünschte Zustellungsart: als PDF-Anhang oder Downloadlink (optional mit Passwortschutz)
• Gültigkeitsdauer des Downloadlinks
• Gewünschte Zustellungszeit
• Versandinstruktionen bei nicht scannbaren Sendungen

Wie viel kostet die Umleitung von Briefen bei der Schweizer Post?

Für die dauerhafte Umleitung von Briefen in ein Scanning Center berechnet die Schweizerische Post 0,02 Franken pro Brief, mindestens aber 27 Franken pro Monat. Bei 4'000 Briefen im Monat (= 200 Briefe pro Tag) belaufen sich die Umleitungskosten somit auf 80 Franken im Monat.

Sicherheit und Datenschutz beim Scannen

Die Scandienstleistungen der 360core AG werden nicht an Dritte delegiert, wie es in der Schweizer BPM-Branche oft der Fall ist. Wir wählen unser Servicepersonal sorgfältig aus und bieten faire Löhne, um häufigen Mitarbeiterwechsel zu vermeiden.

Unser Sicherheitsdispositiv für einen vertraulichen Digitalisierungsprozess umfasst:

• Elektronische Zugangsberechtigungen zu den Scanräumen
• Elektronische Zugangsberechtigungen zu den Scangeräten
• Audit-Trail, welcher jede Interaktion des Geräteführers mit einem Dokument protokolliert
• Hintergrundabklärungen bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern
• Industrienormgerechte Aktenvernichter (hier)
• ISO 27001 zertifizierte Schweizer Rechenzentren ohne Auslandtransfer (Replikation über 2 Verfügbarkeitszonen in der Schweiz)

Briefumleitung bei der Schweizer Post einrichten

Öffnung und Digitalisierung der Eingangspost

Erfassung Metadaten und Druck von Audit-Trail

Via E-mail erhalten und als PDF-Datei öffnen

Bibliografie

Lukas Fässler (2014) Durchklick: Elektronische Aktenführung - Beweisführung mit eingescannten Dokumenten, Anwaltsrevue | Revue de l'avocat 9/2014 (hier)

David Hand (2022) Dark Data: Why What You Don't Know Matters (hier)

Die Schweizerische Post (2024) Geschäftspost umleiten. Sendungen an anderer Adresse empfangen (hier)