Fournisseur suisse de scanning externe - réception du courrier commercial dans une boîte aux lettres numérique

"Passez plus de temps à travailler sur les documents - plutôt qu'à les préparer".

Recevez votre courrier postal toujours à la minute - où que vous soyez.

Faites envoyer votre courrier commercial entrant directement à notre centre de scannage à Zurich. Vous le recevrez sous peu par e-mail au format PDF.

Vous en avez assez des opérations manuelles ? Automatisez la salle de courrier.

Nos systèmes assument la numérisation de votre courrier commercial et le dotent de précieuses métadonnées pour son archivage à long terme.

Plus de factures qui disparaissent! Découvrez notre mailroom centralisé.

Améliorez les flux de travail internes (à toutes les succursales) en centralisant les documents entrants en un seul point de vérité (Single Point of Truth).

Êtes-vous perdu dans le chaos des contenus ? Nos systèmes jetons la lumière sur la dark data.

Nous intégrons vos contenus dans votre logique commerciale pour rendre les données inutilisées recherchables et découvrables, afin de découvrir des liens cachés.

Votre fournisseur IT est hors service? Nous vous garantissons une disponibilité de 99,99%.

Nous transférons les documents de vos classeurs ou de votre ancien prestataire vers une archive suisse conforme à l'Olico (ici) - toujours à portée de main.

C'est terminé pour aujourd'hui ! Savourez votre boîte aux lettres vide.

C'est quoi une boîte aux lettres numérique ?

Pour les sociétés suisses, une boîte de réception électronique est le plus simple moyen de numériser l'ensemble de l'entreprise. Une inbox digitale permet à une organisation de recevoir le même jour l'ensemble de sa correspondance commerciale physique sur une adresse e-mail de son choix, en format PDF/A de haute qualité et avec une trace d'audit.

L'externalisation du scanning des lettres postales quotidiennes à un prestataire de services externe est dans la plupart des cas la démarche la plus rapide et la plus rentable sur le chemin de la numérisation d'une société. Elle crée une base solide pour l'accélération de futurs flux de travail informatisés à des coûts de mise en œuvre de projet relativement faibles.

Nous pensons qu'une boîte aux lettres digitale en Suisse est intéressante à partir de 40 lettres par mois. 

Redirection du courrier professionnel vers un centre de scanning suisse

Pour activer nos services de numérisation, il est nécessaire de réacheminer les lettres entrantes vers notre centre de traitement et de scannage à Zurich, auprès de Sihlpost. En Suisse, les lettres d'entreprise peuvent être réexpédiées de manière permanente vers un centre de scanning par le biais du service de réacheminement en ligne de la Poste Suisse (ici)

L'activation de l'ordre de renvoi auprès de La Poste Suisse dure dans le cas idéal 3 jours ouvrables. Pour ce faire, il existe deux possibilités:

1. Les entreprises suisses enregistrées auprès de la Poste Suisse et utilisant ses services en ligne peuvent passer la commande de réacheminement en se connectant à l'aide de leur SwissID (ici)
2. Les sociétés suisses sans compte avec la poste peuvent passer l'instructions de renvoi en personne dans leur bureau de poste local

Traitement des envois postaux non scannables

Les documents suivants ne sont pas redirigés par la Poste Suisse:

• Actes de poursuite (la redirection n'est possible qu'à l'intérieur de l'arrondissement de poursuite)
• Journaux quotidiens et hebdomadaires, revues et magazines (leur distribution est assurée par l'éditeur lui-même)
• Envois et colis d'entreprises privées de logistique et de courrier (vélo) en Suisse, telles que DHL, DPD, Fedex, UPS ou Quickmail.

Les objets solides remis dans des lettres (p. ex. cartes de crédit) sont scannés dans la mesure du possible et livrés à votre adresse de domicile.

Des pièces originales importantes  (telles que des actes judiciaires, des lettres recommandées, des contrats à contresigner ou des formulaires à signer) peuvent nous être demandées dans un délai de deux semaines en indiquant le numéro de référence mentionné sur le document scanné. Après ce délai, les actes originaux seront détruits de manière professionnelle sans frais supplémentaires.

Le zéro papier - mais que signifie réellement un bureau sans papier ?

La plupart des petites et moyennes entreprises veulent souhaitent travailler autant que possible sans papier  et s'engagent dans la voie de la numérisation. Mais ironiquement, tant que les PME suisses recevront leur correspondance quotidienne dans une boîte aux lettres (ou une boîte postale d'entreprise), le bureau sans papier n'existera que sur le papier.

Le télétravail et le bureau à domicile compliquent la gestion efficace du courrier quotidien dans les locaux de l'entreprise. Les centrales de distribution du courrier en interne des grandes entreprises suisses reposent encore fortement sur des processus au format papier et des étapes de travail manuelles sujettes aux erreurs.

Le insatisfaction des employés de la logistique, qui doivent se contenter de bas salaires, offre de nombreux vecteurs de menace pour des brèches de sécurité. L'ouverture manuelle du courrier physique expose des informations sensibles à un trop grand nombre de personnes - il y a toujours le risque que des informations confidentielles soient perdues ou traitées de manière incorrecte.

Quels sont les avantages d'une boîte aux lettres numérique ?

Nous pensons que les start-ups suisses, les entreprises établies et notamment les succursales de banques ainsi que l'administration publique bénéficient fortement d'une boîte de réception sans papier en combinaison avec notre logiciel d'archivage numérique (ici). Ils peuvent notamment:

• éliminer les enveloppes et les feuilles à la réception, sur la surface de travail, dans le système de classement, dans les destructeurs de documents ou dans les poubelles, et obtenir ainsi une utilisation plus économique de l'immobilier commercial
• réduire les pertes de courrier, les contrats mal classés et les délais légaux non respectés
• abolir la distribution quotidienne de lettres en interne, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité
• optimiser le flux d'informations avec une seule boîte de réception centrale qui permet le tri et l'attribution des documents par un collaborateur dédié à cette tâche
• télécharger sans problème le courrier entrant dans le système d'archivage ou l'alimenter par appel API directement dans un système environnant (CRM, DMS, ERP, Intranet, Abacus, Microsoft Navision, Windream, ELO, Kendox, Triboni, d.velop, DocuWare, Dropbox, MS SharePoint, SAP, IBM, Google Drive, Azure Storage, AWS S3 Buckets) - prêt à être consulté immédiatement par le destinataire final
• accéder aux documents de manière distante et éviter que des dossiers importants ne restent bloqués sur l'ordinateur d'un collaborateur absent
• trier à la source le courrier non sollicité, comme des lettres publicitaires ou des demandes de paiement des escrocs du registre (ici)
• extraire de précieux blocs de métadonnées pour les futurs flux de travail de l'IA

Quelle est la force de preuve des documents scannés?

Les pièces justificatives («  Belege ») jouent un rôle important comme éléments de preuve dans le cadre de litiges («  legal hold ») ou de contrôles fiscaux («  legal retention »). Se pose alors immédiatement la question de la valeur probante des justificatifs scannés.

En effet, de nombreuses entreprises suisses continuent de penser que les textes scannés n'ont pas la même valeur probante que les originaux et qu'il est prescrit par la loi de conserver les justificatifs sous forme écrite au cas où ils seraient un jour réclamés par les autorités. Ce sont surtout les petites entreprises qui sont les plus confuses lorsqu'il s'agit de la question de la numérisation des pièces justificatives.

En réalité, la capacité de preuve des documents numérisés est incontestée dans la pratique actuelle des tribunaux suisses. La doctrine suisse (ici) affirme depuis longtemps que «  les actes électroniques ou les copies d'originaux scannés sont en principe aussi crédibles que les documents sur papier. Ils sont équivalents aux originaux s'ils répondent à certaines normes, en particulier aux exigences du droit commercial suisse telles qu'elles sont énoncées dans l'Ordonnance sur les livres de commerce »  (ici).

Qu'est-ce qu'une salle de courrier numérique?

Une bonne définition d'une salle de courrier numérique du 21e siècle est l'automatisation de la réception, du traitement et de l'acheminement du courrier imprimé de l'entreprise par une reconnaissance optique des caractères (ROC) et la préparation pour son archivage à long terme  par le biais de la conversion au format PDF/A, ainsi que l'enrichissement des données en aval à l'aide du traitement automatique des langues (TAL) et de l'intelligence artificielle (IA).

Nos systèmes génèrent des connaissances stratégiques lors du chargement et de la scannérisation

360core transforme les données d'image en données de texte - et les données de texte en connaissances organiques de l'entreprise.  Au cours du processus de numérisation, nos systèmes effectuent de nombreuses opérations d'enrichissement des données à fort impact  (ici).

Sources d'erreurs lors de la numérisation manuelle de plusieurs centaines de lettres par jour

Il suffit déjà de 10 lettres par jour pour que la logistique des opérations quotidiennes de la salle de courrier prenne rapidement beaucoup de temps. Chaque enveloppe doit être ouverte à l'aide d'un coupe-papier et un processus de tri relativement exigeant commence. Si l'on n'y prend pas garde, les factures se retrouvent accidentellement dans la corbeille à papier ou les envois mélangés doivent être séparés à nouveau.

La machine à scanner est rarement placée directement sur le poste de travail.  Si l'on est confortablement assis devant l'ordinateur et que l'on utilise le logiciel de numérisation, on ne pourra en revanche pas saisir les différentes liasses de lettres les unes après les autres et il faudra toujours faire des allers-retours. Si au contraire on s'attarde devant le scanner, il faut pouvoir utiliser l'écran tactile pour déterminer le bon dossier de destination.

Dans les deux cas, il faut d'abord démarrer le scanner et son micrologiciel, puis placer la première pile de lettres dans le bac d'alimentation. Il ne faudrait pas oublier de sélectionner le mode de numérisation (recto ou recto-verso).

De retour à l'ordinateur, une fois le processus de numérisation terminé, il faut commencer à libeller correctement les PDF générés (idéalement selon les instructions internes) et veiller à ce qu'il n'y ait pas d'erreur d'étiquetage. Cela signifie que chaque lettre doit maintenant être ouverte à nouveau sous forme digitale pour le contrôle de qualité final.

Numérisation mécanisée en grande échelle

Les scanners haute performance de 360core saisissent le courrier entrant directement depuis l'enveloppe et produisent des documents recherchables en temps réel:

• Propre centre de préparation et de scannage directement à la Sihlpost, au centre-ville de Zurich
• Capacité de traitement de plus de 8'000 lettres par jour (120 pages par minute) pour une grande variété de types de documents, y compris le scanning de tomographies, de radiographies et d'objets 3D
• Finition d'image de haute qualité (jusqu'à 600 dpi) avec correction automatique du désalignement (le désalignement indique des pages inclinées)
• Digitalisation de la plupart des formats et types de papier, du plus épais au plus fin, même endommagé
• Reconnaissance automatique de l'expéditeur et du destinataire, de sorte que les scans arrivent dans le classeur correct
• Contrôle de la qualité par notre personnel de service, afin de garantir que toutes les pages ont été scannées conformément à l'original
• Garantie contractuelle de la disponibilité quotidienne du courrier d'entreprise numérisé dans la boîte de réception numérique

Qualité de numérisation: quelle est la meilleure résolution en ppp pour votre entreprise ?

Nos clients peuvent choisir la qualité d'image (mesurée en «  dot per inch » ou points par pouce) dans laquelle ils souhaitent recevoir leur courrier entrant numérisé (de 100 ppp à 600 ppp), avec le choix entre une numérisation en noir et blanc ou en couleur.

Lors de l'optimisation des processus, les décisions de configuration sont souvent liées à des compromis. Ainsi, une meilleure qualité d'image entraîne des coûts de stockage plus élevés. L'espace mémoire à prévoir pour une lettre commerciale suisse typique, scannée avec différentes valeurs de ppp, se compose comme suit:

• Lettre A4 scannée à 100 ppp: env. 50 KB
• Lettre A4 scannée à 300 ppp: env. 300 KB
• Lettre A4 scannée à 600 ppp: env. 1.1 MB

Avec une taille de police de 10 pt (= points), tous les PDF ci-dessus sont bien lisibles. En revanche, les mots inférieurs à cette valeur seuil ne sont plus reconnus correctement par le système. En même temps, la comparaison ci-dessus illustre des différences significatives dans la taille des fichiers, ce qui signifie des coûts de stockage plus élevés dans le datacenter.

Nous sommes d'avis que la meilleure qualité de numérisation pour la saisie de documents commerciaux et officiels en Suisse - tenant compte de la lisibilité et de la taille du fichier - se situe entre 200 et 300 ppp, mais les économes architectes de systèmes (ici) peuvent aussi se contenter de 150 ppp. Pour la saisie fidèle de motifs de texte de moins de 8 pt, nous recommandons 300 ppp et plus. Pour la reproduction d'images de haute qualité, nous recommandons 600 ppp, ce qui n'est toutefois pas nécessaire dans la pratique pour le courrier commercial suisse soumis à l'obligation d'archivage.

Il en va de même pour l'utilisabilité du document, par exemple sa vitesse de chargement ou sa transmission aisée. De nombreuses boîtes aux lettres d'entreprises ont des limites supérieures (en général 20 Mo) et les e-mails avec des pièces jointes volumineuses sont souvent renvoyés comme non distribuables.

Flux de travail suggéré pour la numérisation et l'archivage

Le déroulement recommandé pour notre solution de scanning et de boîte aux lettres numérique en Suisse est le suivant:

• Le client donne à La Poste Suisse un ordre de redirection du courrier vers notre centre de numérisation certifié ISO 27001 à Zurich
• Nous trions, ouvrons, numérisons, sauvegardons, envoyons et déchiquetons votre courrier entrant avec notre équipement ultramoderne d'ouverture de lettres, de numérisation et de destruction de documents
• Nous écrivons une impression à l'encre ou une piste d'audit numérique sur le document scanné
• Nous capturons la langue du document et en extrayons d'autres renseignements stratégiques (ici), que nous stockons sous forme de métadonnées
• Nous vous envoyons le document numérisé (i) en tant que pièce jointe PDF ou alternativement (ii) en tant que lien de fichier (avec protection par mot de passe si vous le souhaitez) vers une boîte de réception (iii) fournie par nos soins ou (iv) dédiée de votre choix (par ex. scanning@company.ch), gérée par votre personnel (« destinataire du document »)
• Le destinataire du document transmet le PDF à l'unité commerciale compétente ou à la personne responsable au sein de votre entreprise (« propriétaire du document »)
• Le propriétaire du document vérifie (i) le type de document déterminé automatiquement (contrat, commande, facture, demande, plainte, RH, support, etc.) ainsi que (ii) le lieu de classement déterminé automatiquement (client, dossier, bien immobilier, projet, cas de support ou de gestion) et décide si le document est digne pour l'archivage

Combien coûte une inbox numérique en Suisse ?

Notre solution hardware et logicielle («  360 Scanning  »), qui combine la numérisation physique avec l'indexation des données informatisée, est une nouveauté qui sera introduite à un rabais significatif pour les PME suisses (moins de 250 employés):

• Coût du projet: CHF 280
• Prix par document numérisé: CHF 0.55 (en comparaison avec d'autres fournisseurs suisses de technologies de numérisation externes, c'est pratiquement la moitié du prix)

Dans le cadre d'un séminaire de projet, nous définissons avec le client les paramètres de configuration du produit suivants:

• Qualité de numérisation souhaitée: résolution ppp, PDF en noir et blanc ou en couleur
• Forme de la piste d'audit: impression à l'encre ou numérique
• Indications sur la piste d'audit: format du numéro de document, lieu et heure de la numérisation, identité de l'opérateur de l'appareil, etc.
• Règles de traitement pour certains types de documents
• Éléments de texte spécifiques devant être reconnus comme métadonnées: expéditeur, numéro de client, numéro de prévoyance, numéro de patient, police d'assurance, numéro de dossier, etc.
• Identification du destinataire du document côté client et désignation d'une inbox dédiée
• Mode de livraison souhaité: en tant que pièce jointe PDF ou lien de téléchargement (avec protection par mot de passe en option)
• Durée de validité du lien de téléchargement
• Heure de livraison souhaitée
• Instructions d'envoi pour les envois non scannables
  

Combien coûte le réacheminement des lettres à la Poste Suisse ?

La Poste Suisse facture 0,02 franc par lettre pour la déviation permanente des lettres vers un centre de scanning, mais au moins 27 francs par mois. Pour 4000 lettres par mois (= 200 lettres par jour), les frais de renvoi s'élèvent donc à 80 francs par mois.

Sécurité et protection des données lors de la numérisation

Les services de numérisation de 360core AG ne sont pas délégués à des tiers, comme c'est souvent le cas dans le secteur suisse du BPM. Nous sélectionnons soigneusement notre personnel de service et proposons des salaires équitables afin d'éviter les changements fréquents de collaborateurs.

Notre dispositif de sécurité pour assurer la confidentialité du processus de numérisation comprend:

• Autorisations d'accès électroniques aux salles de numérisation
• Autorisations d'accès électroniques aux appareils de numérisation
• Piste d'audit qui enregistre chaque contact de l'opérateur avec un document
• Clarifications des antécédents lors de l'embauche de nouveaux collaborateurs
• Destructeurs de documents conformes aux normes industrielles (ici)
• Centres de données suisses répondant à la norme ISO 27001, sans transfert à l'étranger (réplication sur 2 zones de disponibilité en Suisse)
  

Créer une redirection des lettres à la Poste

Numérisation du courrier postal entrant

Extraction metadata, imprime piste audit

Consommer par e-mail en format PDF

Bibliographie

Lukas Fässler (2014) Durchklick: Elektronische Aktenführung - Beweisführung mit eingescannten Dokumenten, Anwaltsrevue | Revue de l'avocat 9/2014 (ici)

David Hand (2022) Dark Data: Why What You Don't Know Matters (ici)

La Poste Suisse (2024) Réacheminer le courrier commercial. Recevoir des envois à une autre adresse (ici)