360 Documents est un système suisse de gestion électronique de documents et solution d'archivage pour entreprises et organes publiques avec des obligations de transparence élevées

"360 Documents protège vos documents les plus importants et leur donne une nouvelle vie"

Respecter la loi suisse sur la conservation des documents.

Vos pièces comptables et transactions relatives à la LBA sont-elles actuellement archivées conformément à la loi (CO, LTVA, OBA-FINMA, FMH) et stockés en accord avec l'Olico ?

Réduire la dépendance vis-à-vis des fournisseurs externes.

Retrouvez le contrôle de vos données en centralisant des documents dispersés chez des fournisseurs tiers tels que des cabinets comptables ou des prestataires informatiques.

Un seul lieu de stockage - une seule source de vérité.

Donnez à tous les acteurs un accès simple aux mêmes ressources d'information et supprimez les doublons, les versions contradictoires ou erronées des documents.

Transformer des données brutes en business intelligence.

Utilisez l'OCR pour intégrer des données brutes dans votre logique commerciale. Faites résumer vos PDF et obtenez des réponses strictement basées sur le savoir de la société (et non celui de l'Internet).

Mettre les connaissance de l'entreprise à portée des équipes.

Mobilisez votre archive au quotidien et gardez ses contenus à portée de main. Réduisez le risque de sanctions dues à des pertes de documents importants après de nombreuses années.

Pay as you go (PAYG) avec la mémoire dynamique.

Optimisez vos coûts de stockage dans le cloud grâce au smart tiering, en déplaçant automatiquement les PDF rarement utilisés vers la classe de mémoire la moins chère.

Que propose 360 Documents?

360 Documents est un système de gestion électronique documentaire (GED) à haute disponibilité et une solution d'archivage suisse intégrée dans une suite bureautique avec des fonctionnalités avancées de conservation et de gestion du cycle de vie documentaire pour organisations ayant des obligations élevées en matière de traçabilité.

360 Documents est conforme à la norme ISO 15489 («Gestion des dossiers») et l'Ordonnance suisse sur la tenue et la conservation des livres de comptes («Olico»), car toutes les interactions avec les documents sont enregistrées. L'une des raisons d'utiliser 360 Documents est donc la force probante accrue des justificatifs en raison de la manière dont il est possible de démontrer qu'ils ont été gérés.

Une grande importance est accordée au confort d'utilisation: 360 Documents permet aux entreprises et aux organes publiques suisses d'extraire et d'indexer de nombreuses métadonnées lors de la saisie de documents - y compris sur la base de leurs propres critères de classement - et d'appliquer des plans de conservation en fonction de la nature de l'opération commerciale que le justificatif reflète.

Dans 360 Documents, les délais de conservation sont déjà préconfigurés pour les principaux documents à archiver en Suisse:

• Justificatifs comptables - 10 ans
• Justificatifs LBA - 10 ans
• Dossiers médicaux - 20 ans
• Dossiers RH - 5 ans
• Dossiers universitaires - 20 ans

Le logiciel multilingue dans le cloud suisse met à la disposition de ses utilisateurs une multitude de mécanismes de recherche avancés, de la recherche littérale à la recherche de synonymes, en passant par le prompting ciblé des LLM en allemand, anglais, français, italien.

Quelles fonctions un logiciel moderne de gestion des dossiers doit-il avoir?

Avec un logiciel d'archivage numérique dans le cloud, une entreprise suisse peut classer ses dossiers critiques sous forme électronique sans devoir conserver les documents originaux. Nous considérons qu'un software de gestion électronique des documents (GED) puissant et conforme à la loi est pratiquement la condition préalable à tout projet de digitalisation en Suisse.

Mais comme la plupart des employés des entreprises suisses d'aujourd'hui ont à faire avec des dossiers, un bon système de gestion de documents doit couvrir les besoins de tous les groupes d'intérêt.

1. Pour la direction, il est important de garder une vue d'ensemble des documents archivés et de gérer aisément les droits d'accès
2. Pour le département juridique, il est important de garantir le respect des obligations légales de conservation des PDF ainsi que leur valeur de preuve dans d'éventuelles procédures judiciaires
3. Pour la comptabilité et le controlling, il est important de pouvoir relier logiquement les documents archivés à n'importe quel logiciel de comptabilité
4. Pour l'auditeur externe, il est important que les documents puissent être vérifiés directement dans le système d'origine et qu'il ne soit pas nécessaire de créer une data room spéciale
5. Pour les collaborateurs opérant au quotidien, il est en revanche important de pouvoir réintégrer aussitôt les documents archivés dans des processus commerciaux actifs et d'y avoir accès en quelques millisecondes
6. Pour le service informatique, il est essentiel de pouvoir transmettre les données aux systèmes périphériques via des API, de garantir la protection des documents contre les cyberattaques et de pouvoir migrer facilement vers un autre centre de données si nécessaire
   

Avantages de l'archivage électronique des documents

• Être en conformité avec le droit suisse, notamment avec les obligations légales de conservation (ici)
• Numériser d'un seul coup la comptabilité, le controlling ainsi que l'audit: la conservation électronique des livres de comptes (ici) met toutes les pièces justificatives soumises à l'obligation d'archivage à portée de main et le contrôle redouté de la TVA (ici) peut désormais se faire numériquement
• Profiter de temps d'accès plus rapides (en millisecondes) par rapport aux archives sur bandes magnétiques et autres supports de stockage locaux et épargner au personnel la gestion informatique qui en découle
• Exploiter des données prétendument obscures («dark data»): il s'agit de données cachées (ici) qu'une entreprise traite dans le cadre de ses activités commerciales régulières, mais qu'elle ne peut pas voir ou reconnaître
• Valoriser des données dans toute l'entreprise: Engager des clients, améliorer les processus opérationnels et encourager la collaboration en réduisant le nombre de silos à informations
• Définir et surveiller des contrôles d'accès précis à des documents isolés, des data rooms ou des marchés entiers, et donner l'autorisation à des intervenants externes tels que des comptables, des auditeurs, des organes de supervision, les autorités de surveillance, les actionnaires ou des fournisseurs de capitaux
• Transformer des données brutes en connaissances stratégiques à l'aide du traitement intelligent des documents (ici) et découvrir de corrélations inattendues

Quels types de documents doivent être archivés en Suisse?

1. PIÈCES COMPTABLES

Toute entreprise ayant son siège en Suisse ou disposant d'un numéro de TVA suisse doit conserver ses pièces justificatives dans une archive fiable et conforme aux normes du Code des obligations (ici) et de l'Olico (ici) pendant 10 ans, sous forme infalsifiable:

1. Toutes les pièces comptables ainsi que les livres, le rapport de gestion et le rapport de révision (art. 958f al. 1 CO)
2. Le registre des actions et la liste des ayant droit économique ainsi que toutes les pièces justificatives sur lesquelles se fonde une inscription dans ceux-ci (art. 686 al. 5 CO)
3. Tous les documents commerciaux ayant une valeur de preuve ou une influence sur une quelconque procédure judiciaire (art. 8 CC)

Selon l'article 957a al. 3 CO, est considéré comme pièce comptables en Suisse «tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement».

En Suisse, sont soumises à l'obligation d'archivage les pièces comptables suivantes:

• Contrats
• Factures
• Documents de transport, papiers de fret, bulletins de livraison
• Comptabilité salariale (paiement des rémunérations, assurances sociales, contrats de pension
• La correspondance commerciale (pour autant qu'elle soit pertinente pour la comptabilité)

Depuis 2013, l'obligation légale générale de conserver la correspondance commerciale a été supprimée.

Ne doivent pas être archivés en Suisse les titres authentiques et les inscriptions dans les registres publics, tels que les extraits du registre du commerce et les inscriptions au registre foncier (art. 9 CC).

2. JUSTIFICATIFS LBA

Pour les intermédiaires financiers suisses, l'art. 74 al. 1 OBA-FINMA (ici) prévoit l'obligation d'archiver les pièces justificatives suivantes:

1. Une copie des documents ayant servi à la vérification de l’identité du cocontractant
2. La déclaration écrite du cocontractant concernant l’identité du détenteur du contrôle ou de l’ayant droit économique des valeurs patrimoniales
3. Une note écrite relative aux résultats de l’application des critères signalant la présence de risques accrus
4. Une note écrite ou les documents relatifs aux résultats des clarifications complémentaire en cas de relations d’affaires ou de transactions comportant des risques accrus
5. Les documents relatifs aux transactions effectuées
6. une copie des communications au Bureau de communication en matière de blanchiment d'argent (MROS)
7. Une liste de ses relations d’affaires soumises à la Loi sur le blanchiment d’argent

Si les entreprises suisses ordinaires peuvent théoriquement conserver leurs pièces comptables (à l'exception du registre des actions et de ses équivalents) dans des data centers à l'étranger, les sociétés financières suisses réglementés par la FINMA doivent conserver les documents et les notes de dossier susmentionnés «en Suisse, en un lieu sûr et accessible en tout temps» (art. 74 al. 3 OBA-FINMA). Il convient de noter que «si le serveur utilisé n’est pas situé en Suisse, l’intermédiaire financier doit disposer en Suisse d’une copie physique ou électronique actuelle des documents pertinents» (art. 74 al. 4 OBA-FINMA).

3. DOSSIERS MÉDICAUX

L’association professionnelle des médecins suisses FMH (ici) stipule dans son Code de déontologie, obligatoire pour tous ses membres, à l'article 12 intitulé Obligation de constituer un dossier et de le conserver (ici) que «dans l’exercice de sa profession, le médecin est tenu de prendre suffisamment de notes sur ses observations et les mesures qu’il a prises. Le dossier ainsi constitué doit être conservé au moins 20 ans après la dernière inscription».

En outre, selon le guide FMH: Bases juridiques pour le quotidien du médecin (ici), la relation entre le médecin et le patient est soumise aux dispositions du mandat simple: «En tant que mandataire, le médecin est tenu de rendre en tout temps des comptes à son patient. Il doit tenir un dossier médical. Le devoir de prendre des notes et de documenter le dossier résulte également du Code de déontologie de la FMH» (p. 32).

En Suisse, l'étendue de l'obligation de consignation du médecin dans un dossier médical (DM) comprend notamment:

• Documentation des données et des faits médicaux essentiels pour le traitement médical (ATF 141 III 363)
• Rapports médicaux pour garantir un traitement correct, notamment en cas de suivi par plusieurs praticiens ou de changement de médecin
• Documents pour la constitution de preuves en cas de plainte du patient pour erreur de traitement
• Documents relatifs au traitement: Diagnostic, radiographie, résultat de laboratoire, résultat d'imagerie, ordonnance (électronique), eMediplan (ici), rapport de soins, rapport d'opération, vidéo d'opération, rapport de sortie d'hôpital, etc.
• Correspondance avec d'autres prestataires de soins médicaux
• Explications documentées et consentement éclairé du patient avec la date et la teneur de l'entretien d'information (devoir d'information selon l'art. 10 du Code de déontologie de la FMH, ATF 133 III 121)

La tenue électronique du dossier médical est autorisée s'il est possible de retracer à tout moment qui a effectué quelles inscriptions et quand, et si les personnes non autorisées n'y ont pas accès. Est considérée comme non autorisée toute personne qui n'est pas impliquée dans le traitement, comme des assistants médicaux (AM), le personnel de bureau, etc.

Des copies de sécurité des dossiers médicaux doivent être réalisées en continu ou du moins régulièrement, et conservées à un autre endroit, à l'abri de tout accès non autorisé (ce que l'on appelle des copies de sauvegarde hors site). La FMH préconise en principe de déterminer si les données et toutes les personnes qui y ont accès se trouvent en Suisse.

Il est avéré que des entrées erronées ou manquantes dans le dossier médical ont un impact négatif sur une procédure judiciaire et facilitent pour le patient l'administration de preuves.

4. DOSSIERS RH

Les dossiers des employés, des RH et du personnel sont une compilation de tous les documents relatifs à un employé, depuis son embauche jusqu'à la date de son départ.

En Suisse, les dossiers personnels contiennent généralement la date de début du contrat de travail, une fiche descriptive du travail, la durée de la semaine de travail et la rémunération. Les employeurs suisses ne peuvent toutefois traiter les données personnelles des employés que si elles (i) concernent les qualifications de l'employé ou (ii) sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail (art. 328b CO).

Les périodes de conservation des dossiers du personnel en Suisse sont énumérées ci-dessous:

• 10 ans: documents relatifs à la comptabilité tels que le contrat de travail, les certificats de salaire, etc.
• 10 ans: documents relatifs au certificat de travail
• 5 ans: documents relatifs aux droits salariaux
• 3 mois: documents relatifs à des candidatures rejetées

5. DOSSIERS UNIVERSITAIRE

Les universités suisses sont gouvernées par des lois cantonales et, par conséquent, les lois sur la conservation des documents des cantons s'appliquent.

Nous présentons ci-après les exigences de l'Université de Berne en matière de conservation des documents (ici):

• Les facultés doivent conserver tous les documents utilisés pour l'évaluation des examens pendant au moins 18 mois à compter de la date de l'examen.
• Les facultés doivent archiver les mémoires de fin d'études, tels que les mémoires de bachelor, les mémoires de master et les autres travaux de diplôme pendant au moins 10 ans.
• Les diplômes et les suppléments aux diplômes doivent être conservés pendant au moins 20 ans à compter de la date juridiquement contraignante d'achèvement du programme de licence ou de master. Ils sont ensuite archivés dans les archives de l'université ou de l'État.

Qu'est-ce que le dossier électronique du patient (DEP) suisse?

Le dossier électronique du patient (DEP) est une plateforme suisse de partage de données et de documents relatifs à la condition physique, auxquels les individus peuvent donner accès (ici) à leurs prestataires de soins. Le dossier électronique du patient n'est en fait rien d'autre qu'une archive informatique cloud sécurisée, accessible de partout et sur laquelle les médecins et les patients peuvent télécharger des contenus. Le dossier électronique du patient ne libère toutefois pas les médecins de leur obligation de tenir une anamnèse de manière autonome.

Le dossier électronique du patient permet par exemple de classer les directives anticipées datées et signées (ici) et de les avoir rapidement à portée de main dans les situations d'urgence médicale sans passer par le biais de la carte d'assuré (art. 370-373 CC).

L'Ordonnance suisse sur le dossier électronique du patient (ici) prescrit les obligations de conservation suivantes pour le DEP:

• les données saisies dans le dossier électronique du patient par les professionnels de la santé doivent être détruites au bout de vingt ans (art. 10 al. 1 ODEP)
• les supports de données doivent se trouver en Suisse et être régis par le droit suisse (art. 12 al. 5 ODEP)
• Enregistrement des accès: Tous les accès doivent être enregistrés et les données du journal d'accès doivent être accessibles pendant 10 ans sans pouvoir être effacées

Quel est le délai légal de conservation en Suisse?

En Suisse, les pièces justificatives soumises à l'obligation d'archivage doivent être conservées pendant dix ans dans un format facilement vérifiable (art. 958f CO al. 1). A l'expiration du délai légal d'archivage de dix ans, les entreprises suisses - y compris les banques - peuvent effacer définitivement les documents concernés et toutes les actions se prescrivent en principe (art. 127 CO).

En 2017, l'Ombudsman des banques suisses s'est prononcé sur un cas intéressant concernant les délais de conservation et de restitution des documents bancaires (ici).

Combien de temps faut-il conserver les dossiers des patients en Suisse?

Depuis 2023, le délai légal minimum de conservation des dossiers médicaux (documents de traitement et rapports médicaux) est désormais de 20 ans dans de plus en plus de cantons suisses. La raison en est le nouveau droit suisse de la responsabilité civile, qui prévoit dorénavant un délai de prescription de 20 ans en droit civil pour les prétentions résultant d'une faute médicale:

«En cas de mort d’homme ou de lésions corporelles résultant d’une faute contractuelle, l’action en dommages-intérêts ou en paiement d’une somme d’argent à titre de réparation morale se prescrit par trois ans à compter du jour où la partie lésée a eu connaissance du dommage et, dans tous les cas, par vingt ans à compter du jour où le fait dommageable s’est produit ou a cessé» (Art. 128a CO).

En pratique, cela signifie que les médecins ont désormais le fardeau de la preuve pendant 20 ans, qu'aucune lésion corporelle fautive n'a été commise. Si le dossier médical n'est plus disponible ou n'est pas complet, le médecin n'aura aucune possibilité de se défendre en cas de plainte en responsabilité.

Parallèlement, la gestion des dossier de patients en conformité avec la législation sur la protection des données (ici) imposera toutefois que les documents qui ne sont plus nécessaires comme preuves soient régulièrement détruits.

Déclenchement de la période de conservation: Quand commence l'obligation légale d'archivage en Suisse?

En Suisse, la durée de conservation obligatoire commence typiquement à courir à la fin d'une période d'observation (l'année fiscale) ou du dernier acte juridique (liquidation d'une entreprise, fin d'un contrat de mandat, fin d'un contrat de traitement médical, à partir d'une intervention).

Le déclenchement de l'archivage est déterminé, selon le type de document, par l'un des événements suivants:

• Livres et pièces comptables, rapport de gestion, le rapport de révision: le délai d'archivage court à partir de la fin de l'année comptable (Art. 958f al. 1 CO)
• Pièces justificatives à l'origine d'une inscription au registre des actions (SA), au registre des parts (Sàrl) ou à la liste des associés d'une coopérative: le délai de conservation commence à courir à partir de la radiation du propriétaire ou de l'usufruitier (SA), ou d'un associé (Art. 686 al. 5 CO, Art. 697l al. 3 CO, Art. 790 al. 1 CO, Art. 837 al. 2 CO)
• Livres et autres documents d'une société en nom collectif dissoute: le délai de conservation commence à compter de la radiation de la raison sociale (Art. 590 al. 1 CO)
• Registre des actions, livres de la société, liste des ayants droit économiques et pièces justificatives correspondantes: le délai de conservation commence à courir à partir de la radiation de la société (Art. 747, al. 1, CO)
• Justificatifs LBA: la période de conservation débute lorsqu'un compte est clôturé ou lorsqu'une transaction est achevée (Art. 7, al. 3, LBA)
• Dossier médical: l'obligation de conservation de 20 ans commence avec la dernière inscription (p. ex. Art. 26, al. 2, de la loi sur la santé du canton de Berne)
• Dossier universitaire: l'obligation d'archivage commence à courir à la date de l'examen ou à la date d'achèvement du curriculum

Où et comment les documents à archiver doivent-ils être conservés afin d'être considérés comme des actes faisant foi devant un tribunal?

Selon le Code des obligations, les pièces justificatives doivent être conservées en Suisse «sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances» (Art. 958f al. 3 CO).

L'ordonnance suisse concernant la tenue et la conservation des livres de comptes ou Olico (ici) est la disposition d'exécution spécifique du CO qui définit les principes d'archivage en Suisse:

• Intégrité (authenticité et infalsifiabilité): «Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente» (Art. 3 Olico)
• Documentation: «En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, l’organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure (matériel et logiciels) utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont consignés dans des instructions de travail de manière à ce que les livres et les pièces comptables puissent être compris. Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes – et pour une période équivalente – que les livres qu’elles ont servi à établir» (Art. 4 Olico)
• Disponibilité: «Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables» (Art. 6 Olico)
• Archives: «Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données» (Art. 8 Olico)

Quelle est la fonction du format PDF/A?

PDF/A signifie Portable Document Format (A signifie archivable). Contrairement au Tag Image File Format (TIFF), également destiné à l'archivage, le PDF/A jouit d'une grande acceptation dans tous les secteurs. Il est pratiquement le format de fichier prescrit pour la conservation à long terme - en Europe et aux États-Unis. La Cour suprême américaine exige par exemple que les dossiers déposés par voie électronique soient au format PDF/A.

La norme ISO 19005 (Gestion des documents) explique: «PDF/A [...] fournit un mécanisme pour représenter les documents électroniques d'une manière qui préserve leur apparence pendant une longue période, indépendamment des outils et des systèmes utilisés pour créer, stocker ou afficher les fichiers» (ici).

En substance, le format PDF/A se caractérise par l'interdiction des fonctions qui ne sont pas adaptées à la conservation permanente (par exemple, les contenus audio et vidéo, les fichiers incorporés, la protection par mot de passe, le cryptage, les liens vers des contenus externes, etc.) En fin de compte, les fichiers d'une archive documentaire suisse durable doivent être autonomes et posséder toutes les caractéristiques importantes telles que le contenu, les caractères et les couleurs.

Archivage des e-mails

Il y a des cas où il est nécessaire de stocker des e-mails en dehors de MS Exchange, par exemple pour conserver des messages d'anciens collaborateurs, pour regrouper la correspondance sur un thème précis ou pour conserver des preuves dans le cadre d'un « Legal hold » ou d'un « Litigation hold ». Cela permet d'éviter que les données soient effacées, manipulées ou modifiées ultérieurement et qu'elles ne soient pas disponibles sous la forme souhaitée en cas de procès.

Cependant, un logiciel fiable d'archivage des e-mails n'est pas réservé aux juristes. Il permet également aux autorités publiques de répondre correctement aux demandes de renseignements conformément au principe de transparence (ici).

Archivage des sites web et des publications sur les médias sociaux

En 2017, l'autorité de surveillance financière américaine FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) a publié une circulaire (ici) selon laquelle toute entreprise pratiquant la communication numérique est tenue de conserver des archives. Cela inclut les données de sites web, les messages sur les médias sociaux et autres messages.

360 Documents: Formats de fichiers acceptés

• 360 Documents est compatible avec plus de 100 types de fichiers, dont les formats de fichiers familiers de MS Office et Apple. Formats de fichiers Word et de traitement de texte (.602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, . hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri). Formats Excel et tableur (.122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx). Formats Powerpoint et de présentation (.c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi). Formats d'images et de graphiques (.bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg)
• 360 Documents regroupe automatiquement plus de 2'000 extensions de fichiers en 18 catégories faciles à retenir: PDF, Fichiers image, Fichiers texte, Excel et tableurs, Présentations, Eléments Outlook, Fichiers vidéo, Fichiers audio, CAO, ECAD, Bioinformatique, Imagerie médicale, Signaux médicaux, Données géographiques, Code de programme, Bases de données, Sites web, Sécurité

360 Documents: Connexions

Les intégrations avec des logiciels permettent aux organisations de connecter 360 Documents à d'autres applications:

1. Connexion à MS Outlook (ici) pour archiver des e-mails directement depuis la messagerie
2. Connexion à 360 Multibanking (ici) pour payer des factures avec 360 Documents et consulter les soldes de plus de 50 banques suisses via un seul login et un seul tableau de bord
3. Connexion à 360 Signatures (ici) pour signer des contrats électroniquement avec tous les types de signatures numériques sous SCSE et eIDAS
4. Intégration avec 360 Scanning (ici) pour numériser de vastes archives papier

360 Documents: Frais de licence

Le modèle de prix de 360 Documents dépend du nombre d'utilisateurs et de l'espace de stockage souhaité:

PME

• Jusqu'à 10 postes de travail et un total de 100 Go: CHF 300 par mois
• Jusqu'à 20 postes de travail et un total de 500 Go: CHF 600 par mois
• Jusqu'à 30 postes de travail et un total de 1 TB: CHF 1'200 par mois

ENTREPRISES ET ORGANES PUBLIQUES

• Plus de 30 postes de travail: CHF 700 par an et par utilisateur
• Plus de 1'000 postes de travail: CHF 600 par an et par utilisateur
• Plus de 10'000 postes de travail: CHF 500 par an et par utilisateur
• Plus de 25'000 postes de travail: CHF 400 par an et par utilisateur

360 Documents est exploité, maintenu et développé par 360core SA et mis à la disposition via Internet dans le cadre d'une licence SaaS.

Démarrage rapide

Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner

Technologie OCR: reconnaissance caractères

Indexation le long de votre structure de dossiers

Recherche plein texte avec surlignage des résultats

Routines

• Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
• Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
• Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
• Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
• Importer des dossiers de systèmes externes: Un par un ou par lots
• Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée d'archivage antérieur à la date de création du dossier au sein de 360 Documents
• Intégrer des dossiers dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
• Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents environnements (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
• Gestion du cycle de vie: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des dossiers
• Archivage de pages web
  

Usabilité

• Documentation utile in-app (plus de 50 pages) y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des dossiers
• Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés et synonymes en FR, EN, DE, IT
• Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
• Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
• Reconnaissance automatique de documents: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
• Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
• Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des schémas
• Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
• Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
• Service de classifications commerciales: Associer dossiers et classeurs à leur contexte commercial (comptabilité, RH, ventes, etc.)
• Créer et maintenir des classifications commerciales
  

Compliance

• Conformité aux normes mondiales: DoD 5015.2-STD, MoReq2010, ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020
• Conformité aux normes suisses: CO, Olico, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (calendriers de conservation suisses préinstallés)
• Service de conservation: Définir des calendriers de conservation pour documents et dossiers, mise à jour ou remplacement d'anciens plans pour répondre à de nouvelles exigences légales ou commerciales
• Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction d'un document: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
• Conformité au GDPR: Garantir le caractère définitif de la destruction d'un document avec un Certificat de destruction
• Service de blocage juridique: Interruption du cycle de destruction en cas de litiges, audits ou investigations gouvernementales
• Service de destruction: Statistiques sur la destruction de documents
• Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des documents à détruire à la fin de la période de conservation
• Transfert des dossiers de valeur durable à un service externe
• Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés

Sécurité

• Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, de la classification commerciale ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les collaborateurs autorisés puissent accéder aux documents
• Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
• Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 actions
• Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
• Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
• Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
• Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
• Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
• Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
• Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
• 3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques

Bibliographie

360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)

Jawad Akhtar (2021) Document Management with SAP S/4HANA (ici)

Archives fédérales suisses - AFS (2020) Formats de fichiers adaptés à l’archivage (ici)

Archives fédérales suisses - AFS (2025) Les activités des Archives fédérales sont régies par des lois, des ordonnances et des directives. Survol (ici)

BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (ici)

Daniel Burgwinkel (2023) Ausblick auf die Trends in 2024 in der cloudbasierten Archivierung (ici)

Alan Calder, Steve Watkins (2019) IT Governance: An International Guide to Data Security and ISO 27001/ISO 27002 (ici)

Chancellerie fédérale suisse (2025) Elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) in der Bundesverwaltung (ici)

Paola Ciandrini (2020) Records management. ISO 15489: Progettare sistemi documentali (ici)

Jeannine Dehmelt, Marc Ph. Prinz (2024) Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen (ici)

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