Fornitore di scansione esterno svizzero: ricezione della posta aziendale in arrivo in una inbox digitale

"Trovate più tempo per lavorare sui documenti, invece di prepararli".

Ricevete la vostra posta aziendale in tempo - ovunque siate.

Fate inviare la vostra posta aziendale in arrivo direttamente al nostro centro di scannerizzazione a Zurigo. La riceverete a breve per e-mail in formato PDF.

Stanchi dei processi manuali? Automatizzate vostra sala posta.

Curiamo la scansione professionale della vostra posta aziendale e la dotiamo di metadati per l'archiviazione a lungo termine.

Niente più fatture perse! Scoprite la mailroom centralizzata.

Migliorate i flussi di lavoro interni (tra le varie filiali) centralizzando i documenti in entrata in un unico punto di verità (Single Source of Truth).

Vi siete persi nel caos dei contenuti? Facciamo luce sui dati oscuri.

Integriamo i contenuti nella vostra logica aziendale in modo che dati inutilizzati diventino ricercabili e quindi scopribili per mettere in luce connessioni nascoste.

Il vostro provider IT non risponde? Vi garantiamo il 99,99% di uptime.

Trasferiamo i documenti dal vostro schedario o dal vostro provider legacy a un archivio svizzero conforme alla Olc (qui), sempre a portata di mano.

Tutto finito per oggi! Godetevi la buca da lettere vuota.



Cos'è una casella di posta digitale?

Per le aziende svizzere, una casella di posta elettronica è il primo e più semplice modo per digitalizzare l'intera impresa. Una inbox digitale consente alla vostra organizzazione di ricevere l'intera corrispondenza commerciale fisica su un indirizzo e-mail aziendale nello stesso giorno, in formato PDF/A di alta qualità e con una traccia di audit.

L'esternalizzazione della scansione delle lettere postali quotidiane a un fornitore di servizi esterno è il passo più rapido ed economico nel percorso di digitalizzazione di un'azienda. Crea una solida base per l'accelerazione dei futuri flussi di lavoro informatici a costi di implementazione del progetto relativamente bassi.

Riteniamo che una e-Inbox in Svizzera abbia senso a partire da 40 lettere al mese.

Rispedizione della posta aziendale in entrata al nostro centro di scansione di Zurigo

Per attivare i nostri servizi di scansione dei documenti, è necessario reindirizzare le lettere in arrivo al centro di trattamento e scanning di Zurigo presso Sihlpost. In Svizzera, le lettere aziendali possono essere ridirette in modo permanente a un centro di digitalizzazione attraverso il servizio di rispedizione online della Posta Svizzera (qui).

L'attivazione dell'ordine di reindirizzamento presso la Posta richiede idealmente 3 giorni lavorativi. Ci sono due modi per farlo:

• Le aziende svizzere registrate presso la Posta Svizzera e che utilizzano i suoi servizi online possono effettuare l'ordine di deviazione accedendo con la loro SwissID (qui)
• Le aziende svizzere sanza un conto presso la Posta possono effettuare l'ordine di rispedizione comodamente presso la filiale locale dell'ufficio postale

Gestione di invii non scansionabili

I seguenti documenti non vengono inoltrati dalla Posta Svizzera:

• Atti di recupero crediti (il reindirizzamento è possibile solo all'interno del distretto di recupero crediti)
• Quotidiani e settimanali, periodici e riviste (il recapito è a cura dell'editore stesso)
• Invii e pacchi di aziende private di logistica e corrieri (in bicicletta) in Svizzera, come DHL, DPD, Fedex, UPS o Quickmail

Gli oggetti solidi inviati per lettera (ad es. carte di credito) vengono scannerizzati il più possibile e consegnati al vostro domicilio.

I documenti originali importanti (come atti giudiziari, lettere raccomandate, contratti da controfirmare o moduli da firmare) possono essere richiesti entro 2 settimane, indicando il numero di riferimento riportato sul documento scansionato. Una volta scaduto questo termine, i certificati originali saranno distrutti professionalmente senza costi aggiuntivi.

Diventare paperless - ma cosa significa effettivamente un ufficio senza carta?

La maggior parte delle piccole e medie imprese in Svizzera vuole diventare paperless e accelerare la digitalizzazione. Ma, ironia della sorte, fino a quando le PMI svizzere riceveranno la loro corrispondenza aziendale quotidiana in una cassetta delle lettere (o in una casella postale aziendale), l'ufficio senza carta esiste solo sulla carta.

Il telelavoro e gli uffici a domicilio rendono difficile gestire in modo efficiente la posta quotidiana in sede. I centri di distribuzione interna della posta delle grandi aziende svizzere si affidano ancora molto a processi cartacei e a fasi di lavoro manuali, che richiedono molta manodopera e sono soggetti a errori.

I dipendenti della logistica e della spedizione insoddisfatti, che devono accontentarsi di salari bassi, offrono numerosi vettori di minaccia per le violazioni della sicurezza. L'apertura manuale della posta fisica espone le informazioni sensibili a un numero eccessivo di persone: c'è sempre il rischio che le informazioni riservate vadano perse o gestite male.

Quali sono i vantaggi di una casella di posta elettronica digitale?

Crediamo che le start-up svizzere, le aziende consolidate e, in particolare, le filiali bancarie e il settore pubblico abbiano molto da guadagnare da una casella di posta elettronica senza carta in combinazione con la nostra soluzione di archiviazione digitale (qui). Infatti, possono:

• eliminare buste e fogli alla ricezione, al desk di lavoro, nel sistema di classificazione, nei distruggidocumenti o nei cestini dei rifiuti, ottenendo così un uso più economico delle proprietà commerciali
• ridurre le lettere perse, i contratti mal catalogati e le scadenze legali non rispettate
• eliminare la distribuzione interna quotidiana di lettere, risparmiando tempo e aumentando la produttività
• ottimizzare il flusso di informazioni all'interno dell'azienda con un'unica inbox centrale che consente di gestire i documenti e assegnarli a un collaboratore designato
• caricare facilmente la posta in arrivo nel sistema di archiviazione o inserirla direttamente in un sistema periferico tramite chiamata API (CRM, ERP, DMS, intranet, Abacus, Microsoft Navision, Windream, ELO, Kendox, Triboni, d.velop, DocuWare, Dropbox, MS SharePoint, SAP, IBM, Google Drive, Azure Storage, AWS S3 Buckets), pronta per essere ritirata dal destinatario finale
• avere un accesso decentrato ai file, per evitare che documenti importanti rimangano bloccati sul computer di un collaboratore assente
• eliminare alla fonte la posta indesiderata, come le lettere pubblicitarie o le richieste di pagamento da parte dei truffatori del registro (qui)
• recuperare preziosi metadati per futuri flussi di lavoro AI

Che valore probatorio hanno i documenti scansionati?

I documenti giustificativi ("Belege") svolgono un ruolo importante come prova nel contesto di controversie legali ("legal hold") o di controlli fiscali ("legal retention"). Ciò solleva immediatamente la questione del valore probatorio dei documenti scansionati.

Molte aziende svizzere continuano a credere che i testi scansionati non abbiano un valore testimoniale completo e che sia un obbligo legale conservare i documenti originali, come fatture e contratti, in forma cartacea, nel caso in cui un giorno vengano richiesti dalle autorità. Le aziende più piccole, in particolare, sono le più insicure quando si tratta di digitalizzare i documenti aziendali.

In realtà, il valore probatorio dei documenti digitalizzati è incontestato nell'attuale giurisprudenza svizzera. La dottrina prevalente in Svizzera (qui) sostiene da tempo che "i documenti elettronici o le copie ottenute da documenti digitalizzati sono in linea di principio altrettanto credibili dei documenti cartacei. Essi godono della qualità di un originale se soddisfano determinati standard, in particolare i requisiti del diritto commerciale o della legge sulla firma" (qui).

Che cos'è una mailroom digitale?

Una buona definizione di sala posta digitale nel 21° secolo è l'automazione della ricezione, del trattamento e della consegna della corrispondenza aziendale stampata (lettere di clienti, fornitori e funzionari, ecc.) mediante il riconoscimento ottico dei caratteri (ROC) e la previsione per l'archiviazione a lungo termine mediante la conversione in formato PDF/A con successivo arricchimento dei dati mediante l'elaborazione linguistica dei dati (NLP) e l'intelligenza artificiale (IA).

I nostri sistemi generano conoscenze strategiche durante il caricamento e la scansione

360core converte le immagini in dati testuali e trasforma i dati testuali in conoscenza aziendale organica. Durante il processo di scansione, i nostri sistemi eseguono diverse operazioni di arricchimento dei dati ad alto impatto (qui).

Fonti di errore nella scansione manuale di centinaia di lettere al giorno

Con sole 10 lettere al giorno, la logistica della posta quotidiana diventa rapidamente dispendiosa in termini di tempo. Ogni busta deve essere aperta con un tagliacarte e inizia un processo di smistamento molto impegnativo. Se non si presta attenzione, le fatture finiscono accidentalmente nel cestino della carta straccia o gli invii confusi devono essere nuovamente separati.

Raramente la macchina per la scansione si trova direttamente sulla postazione di lavoro. Se si sta comodamente seduti al computer e si aziona il software di scansione, non si possono scansionare le singole pile di lettere una dopo l'altra e si deve sempre andare avanti e indietro. Se invece si sta di fronte allo scanner, è necessario poter utilizzare il touchscreen per determinare la cartella di destinazione corretta.

In entrambi i casi, è necessario avviare lo scanner e il relativo software e inserire la prima pila di lettere nel vassoio di alimentazione. Non dimenticate di scegliere tra la scansione monofacciale e quella bifacciale.

Una volta terminato il processo di scansione, i PDF generati devono essere classificati in modo corretto (in conformità con le politiche interne di governance dei dati) e occorre prevenire eventuali errori di etichettatura. Ciò significa che ogni lettera deve essere riaperta digitalmente per il controllo di qualità finale.

Scansione meccanizzata in grande formato

Con i suoi scanner ad alte prestazioni, 360core acquisisce la posta in arrivo direttamente dalla busta e produce documenti ricercabili in tempo reale:

• Centro di trattamento e scansione in-house direttamente presso Sihlpost nel cuore di Zurigo
• Capacità di produzione di oltre 8.000 lettere al giorno (120 pagine al minuto) per un'ampia gamma di tipi di documenti, compresa la scansione di tomografie, radiografie e oggetti 3D
• Preparazione di immagini di alta qualità (fino a 600 dpi) con correzione automatica dell'obliquità (l'obliquità segnala che alcune pagine sono inclinate)
• Digitalizzazione della maggior parte dei formati e dei tipi di carta, da materiali spessi a carta molto fine, anche in condizioni danneggiate
• Riconoscimento automatico del mittente e del destinatario in modo che le copie PDF scansionate finiscano nella cartella corretta
• Controllo di qualità da parte del nostro personale di servizio per garantire che tutte le pagine siano state scansionate in modo fedele all'originale
• Garanzia contrattuale sulla disponibilità giornaliera della posta aziendale scansionata nella casella di posta digitale

Qualità di scansione: qual è la migliore risoluzione in dpi per la vostra azienda?

I nostri clienti possono scegliere la qualità dell'immagine (misurata in "dot per inch" o punti per pollice) con cui desiderano ricevere la posta in arrivo scansionata (da 100 dpi a 600 dpi), con la possibilità di scegliere tra scansioni in bianco e nero o a colori.

Quando si tratta di ottimizzare i processi, le decisioni sulla configurazione spesso comportano dei compromessi. Ad esempio, una migliore qualità delle immagini comporta costi di archiviazione più elevati. Lo spazio di stoccaggio previsto per una tipica lettera commerciale svizzera scansionata a diversi valori di dpi è il seguente:

• Lettera A4 scansionata a 100 dpi: circa 50 KB
• Lettera A4 scansionata a 300 dpi: circa 300 KB
• Lettera A4 scansionata a 600 dpi: circa 1,1 MB

Con una dimensione dei caratteri di 10 pt (= punti), tutti i PDF di cui sopra sono facilmente leggibili. Tuttavia, le parole al di sotto di questa soglia non vengono più riconosciute correttamente dal sistema. Allo stesso tempo, il confronto di cui sopra evidenzia differenze significative nelle dimensioni dei file, che comportano costi di archiviazione più elevati nel data center.

Riteniamo che la qualità migliore per la scansione di documenti aziendali e ufficiali in Svizzera sia compresa tra 200 e 300 dpi, tenendo conto della leggibilità e delle dimensioni del file, ma gli architetti di sistema più frugali (qui) possono cavarsela con 150 dpi. Per l'acquisizione fedele di esempi di testo al di sotto degli 8 pt, si consigliano 300 dpi in su. Per la riproduzione di immagini di alta qualità, consigliamo 600 dpi, anche se nella pratica non è necessario per la posta commerciale svizzera soggetta a requisiti di archiviazione.

Lo stesso vale per la fruibilità del documento, ad esempio la velocità di caricamento o la facilità di distribuzione. Molte caselle di posta elettronica aziendali hanno dei limiti massimi (di solito 20 MB) e le e-mail con allegati di grandi dimensioni vengono spesso restituite come non recapitabili.

Flusso di lavoro suggerito per la scansione e l'archiviazione

La sequenza di workflow consigliata per la nostra soluzione di scansione e archiviazione digitale in Svizzera è la seguente:

• Si effettua un ordine di reindirizzamento delle lettere presso la Posta Svizzera al nostro centro di scansione certificato ISO 27001 di Zurigo
• Smistiamo, apriamo, scannerizziamo, archiviamo, inviamo e distruggiamo la vostra posta in entrata utilizzando i nostri modernissimi tagliacarte, scanner e distruggi documenti
• Scriviamo una stampa a inchiostro o una traccia di audit digitale sul documento scansionato
• Catturiamo la lingua del documento ed estraiamo altri importanti informazioni aziendali (qui), che conserviamo come metadati
• Inviamo il documento scansionato (i) come allegato PDF o, in alternativa (ii) come link a un file (con protezione tramite password su richiesta) a (iii) una casella di posta elettronica fornita da noi o (iv) una casella di posta elettronica dedicata di vostra scelta (ad esempio scanning@company.ch), gestita dal vostro personale ("destinatario del documento")
• Il destinatario del documento inoltra il PDF all'unità aziendale o alla persona responsabile della vostra organizzazione ("proprietario del documento")
• Il proprietario del documento verifica (i) il tipo di documento determinato automaticamente (contratto, ordine, fattura, richiesta, reclamo, HR, supporto, ecc.) e (ii) la posizione di archiviazione determinata automaticamente (cliente, dossier, proprietà, progetto, supporto o caso aziendale) e decide se il documento è degno di archiviazione

Quanto costa una casella di posta digitale in Svizzera?

La nostra soluzione hardware e software ("360 Scanning"), che combina la scansione fisica con l'indicizzazione informatica dei dati, è una novità e viene introdotta per le PMI svizzere (meno di 250 dipendenti) con uno sconto significativo:

• Costo del progetto: 280 franchi
• Prezzo per documento scansionato: 0,55 franchi (rispetto ad altri fornitori svizzeri di soluzioni di scansione esterna, è praticamente la metà del prezzo)

Nell'ambito di un workshop di progetto, definiamo con il cliente le seguenti configurazioni di prodotto:

• Qualità di scansione desiderata: risoluzione DPI, PDF in bianco e nero o a colori
• Forma della traccia di audit: inchiostro o stampa digitale
• Informazioni sulla traccia di audit: formato del numero del documento, luogo e ora del processo di scansione, dati personali dell'operatore del dispositivo
• Regole di trattamento per determinati tipi di documenti
• Componenti di testo speciali che devono essere riconosciuti come metadati: Mittente, numero di cliente, numero di ordine, numero di paziente, polizza assicurativa, numero di caso, ecc.
• Dati personali del destinatario del documento da parte del cliente e designazione di una casella di posta elettronica dedicata
• Tipo di consegna desiderata: come allegato PDF o link per il download (facoltativamente con protezione tramite password)
• Periodo di validità del link per il download
• Tempi di consegna desiderati
• Istruzioni di spedizione per invii non scansionabili

Quanto costa reindirizzare le lettere con la Posta?

Per il rinvio permanente delle lettere a un centro di scansione, la Posta fattura 0,02 franchi per lettera, ma almeno 27 franchi al mese. Con 4.000 lettere al mese (= 200 lettere al giorno), i costi di reindirizzamento ammontano quindi a 80 franchi al mese.

Sicurezza e protezione dei dati durante la scansione

I servizi di scansione di 360core SA non sono delegati a terzi, come spesso accade nel settore BPM svizzero. Selezioniamo con cura il nostro personale di servizio e offriamo salari equi per evitare un frequente ricambio del personale.

Le nostre misure di sicurezza per garantire un processo di digitalizzazione confidenziale comprendono

• Autorizzazioni elettroniche di accesso alle sale di scansione
• Autorizzazioni elettroniche di accesso ai dispositivi di scansione
• Traccia di audit, che registra ogni interazione dell'operatore del dispositivo con un documento
• Controlli sul background quando si assumono nuovi dipendenti
• Distruggidocumenti conformi agli standard industriali (qui)
• Data center svizzeri conformi a ISO 27001 senza trasferimento all'estero (replica in 2 zone di disponibilità in Svizzera)

Ricevere gli invii a un altro indirizzo

Digitalizzazione della posta in arrivo 

Lettura dei metadati e stampa audit trail

Consumare come PDF tramite e-mail

Bibliografia

Lukas Fässler (2014) Durchklick: Elektronische Aktenführung - Beweisführung mit eingescannten Dokumenten, Anwaltsrevue | Revue de l'avocat 9/2014 (qui)

David Hand (2022) Dark Data: Why What You Don't Know Matters (qui)

La Posta Svizzera (2024) Rispedire la corrispondenza commerciale. Ricevere gli invii a un altro indirizzo (qui)